從線下15分鐘到線上2分鐘 利紅數(shù)字化系統(tǒng)為客戶提效80%

紙引未來網(wǎng)訊訂單管理是業(yè)務管理的核心一環(huán)，但在利紅數(shù)字化系統(tǒng)服務團隊的走訪中，超過80%的客戶仍是采用業(yè)務員線下制作訂單/報價單的方法，3個月前，主營紙品的廣州某紙業(yè)公司也是其中一員。

但如今，該紙企的業(yè)務員們早已跳出手工制單的“原始社會”，一舉邁進訂單流程自動化的“智能時代”，原來配置一個訂單模板需要一整天，如今所有模板配置在交付使用時已經(jīng)完成，直接選用就行；原來做一份訂單需要15分鐘，現(xiàn)在從訂單到采購，再到入庫出庫僅需2分鐘就能輕松搞定。該紙企時怎樣實現(xiàn)了訂單管理的“時代跨越”？利紅數(shù)字化服務團隊與該紙企的梁總進行了一場深度對話。

模板配置花一天？現(xiàn)在系統(tǒng)上線即可使用

在簽約使用利紅數(shù)字化系統(tǒng)之前，該紙企業(yè)務員一直采用人員手工錄入訂單的老辦法。之所以不得不使用人工，梁總提到，因為傳統(tǒng)CRM系統(tǒng)“訂單功能難用”，配置一個模板就需要耗費整整一天的時間，而業(yè)務員做一份訂單也需要15分鐘左右，效率之低，令人不堪忍受。

為幫助梁總解決這一難題，利紅數(shù)字化系統(tǒng)服務團隊從訂單配置三要素——客戶資料、產(chǎn)品資料、訂單模板入手，助力梁總系統(tǒng)梳理了客戶與產(chǎn)品信息?？蛻糍Y料方面，服務團隊配合梁總進行將存量客戶的資料進行了完善，形成完整的客戶資料庫。

產(chǎn)品方面，梁總用一鍵導入方式對產(chǎn)品并重新調(diào)整分組，完善產(chǎn)品基本信息，形成完整的產(chǎn)品資料庫。

在曾經(jīng)讓梁總頭疼的訂單模板問題上，利紅數(shù)字化系統(tǒng)服務團隊在與梁總確定好模版細節(jié)之后，僅用2個小時便將4個訂單配置完畢并導入系統(tǒng)，經(jīng)測試，導出訂單的信息完整，格式符合要求，打印模板按需調(diào)用，梁總驚贊不已。

經(jīng)過幾個月的使用，梁總向利紅數(shù)字化系統(tǒng)服務團隊反饋道：“業(yè)務員已經(jīng)對利紅數(shù)字化系統(tǒng)熟練上手，從錄入一份訂單，到完成訂單的采購、自動出入庫只需要2分鐘，相比之前節(jié)省了足足80%的時間！”

對癥下藥優(yōu)化流程，審批與回款實現(xiàn)“自動化”

梁總還十分“嫌棄”傳統(tǒng)CRM的單一功能。只能存儲訂單信息，無法與審批、財務收款等流程互通，因而無法形成數(shù)據(jù)沉淀、業(yè)績統(tǒng)計的閉環(huán)。雖然公司一直要求業(yè)務人員需要將超過一定金額的訂單交由梁總審批，但被遺忘的事情常有發(fā)生，未經(jīng)審批的訂單出現(xiàn)信息錯誤，給公司業(yè)務造成巨大風險。

對此，利紅數(shù)字化系統(tǒng)服務團隊結(jié)合系統(tǒng)審批流以及工作流功能，為其配置了“大金額訂單審批”和“回款確認審批”兩個審批流，前者在新建訂單金額超過5000元時會自動觸發(fā)審批給梁總，經(jīng)梁總確認后，業(yè)務員即可將訂單直接發(fā)給客戶；后者則會在業(yè)務員收到客戶款項之后自動創(chuàng)建回款單并提交審批給財務以備確認。

另外還根須企業(yè)的制度與需要設置了客戶預警、收款預警、庫存預警等預警系統(tǒng)設置，減少人工計算，實現(xiàn)智能提醒，有效避免工作中的疏忽遺漏。

此外，利紅數(shù)字化系統(tǒng)全鏈條貫通，當系統(tǒng)監(jiān)控到訂單有回款、采購、出入庫等信息時，自動同步變更訂單狀態(tài)，實現(xiàn)全系統(tǒng)信息同步，各部門協(xié)同辦公。

使用利紅數(shù)字化系統(tǒng)審批業(yè)務流程后，該紙企再沒出現(xiàn)過訂單出錯情況，訂單流轉(zhuǎn)更為順暢，老板梁總也更加放心了。

老板看“全景”員工看“局部”，讓每個人都心中有“數(shù)”

數(shù)據(jù)安全問題也是梁總不樂意使用傳統(tǒng)CRM的重要原因，由于訂單信息分散存儲在業(yè)務員各自的本地文件夾中，作為老板的梁總不僅無法掌握訂單全貌，甚至經(jīng)常出現(xiàn)員工因離職而刪除訂單信息的“恐怖事件”，公司客戶積累暗藏危機。

利紅數(shù)字化系統(tǒng)服務團隊在優(yōu)化業(yè)務流程的配置中也解決了這一問題。利紅數(shù)字化系統(tǒng)訂單功能實現(xiàn)了業(yè)績自動統(tǒng)計、數(shù)據(jù)自動沉淀，梁總可以實時查看公司業(yè)績完成情況、訂單分布情況以及每位業(yè)務同事目前的訂單分布，決策時有了“硬核”的業(yè)務信息支撐。

對每一位業(yè)務同事而言，他們也可以隨時查看自己訂單的推進情況和業(yè)績完成進度，根據(jù)訂單數(shù)據(jù)不斷調(diào)整工作內(nèi)容，讓工作節(jié)奏更加有條不紊。

所有的訂單數(shù)據(jù)統(tǒng)一保存在利紅數(shù)字化系統(tǒng)中，不僅讓客戶維護更簡單，而且不斷沉淀的訂單數(shù)據(jù)也是一筆寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，梁總能夠由此看見公司發(fā)展的每一步足跡，知來路，方知未來。

梁總通過利紅數(shù)字化系統(tǒng)帶領公司訂單管理從線下走到線上的過程，折射的是傳統(tǒng)加工貿(mào)易行業(yè)業(yè)務管理智能化轉(zhuǎn)型的大趨勢。利紅數(shù)字化系統(tǒng)領行業(yè)之先將大數(shù)據(jù)、AI技術等應用于企業(yè)管理CRM，讓線上化管理補足短板，真正成為企業(yè)整體業(yè)務效率提升的“利器”。在智能化大步前行的今天，利紅數(shù)字化系統(tǒng)將助力企業(yè)充分享受智能技術的紅利，推動企業(yè)提升管理質(zhì)效，賦能加工貿(mào)易全行業(yè)加速升級。

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