原標題：OA系統(tǒng)是什么？OA系統(tǒng)怎么用？

紙引未來網訊閱讀本文，你將了解：1、關于OA系統(tǒng)；2、目前OA系統(tǒng)平臺架構中存在的普遍問題；3、OA系統(tǒng)選型八大原則；4、解決措施：零代碼繞過技術障礙；5、企業(yè)OA信息化建設總體方案。

OA信息化解決方案放在這里了，大家可以試試>>>>

關于OA系統(tǒng)

1.概念定義

Office Automation是OA辦公系統(tǒng)的全稱，也被稱為協(xié)調辦公系統(tǒng)，是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統(tǒng)。對于辦公自動化并沒有明確的定義，廣泛來說，就是采用計算機管理，可以方便快捷地提供各種服務，通過實現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的組織管理結構，調整管理體制，增加協(xié)同辦公能力，從而使單位的管理流程更加清晰，減少了人力，降低了錯誤率。

2.發(fā)展歷程

OA 系統(tǒng)起源于20世紀80年代，其信息化一共經歷了四個發(fā)展階段：

• 第一階段為紙質文檔數字化階段，即企業(yè)使用 Office、WPS 等軟件實現(xiàn)企業(yè)文檔資料電子化、數字化；
• 第二階段為工作流程自動化階段，“文件型 OA”逐步向“流程型OA”轉變；
• 第三階段為組織運營信息化階段，企業(yè)引入或自主研發(fā) OA 系統(tǒng)平臺，并將其應用于企業(yè)的組織運營中，為企業(yè)各項經營管理活動提供多種辦公信息服務；
• 第四階段為協(xié)同辦公階段，企業(yè)在 OA 系統(tǒng)平臺的支持下協(xié)調管理各項經營活動，促進各部門協(xié)同工作，為企業(yè)效益最大化目標的實現(xiàn)奠定堅實的管理基礎。

在新時代背景下，OA 協(xié)同辦公已成為企業(yè)管理信息化的必然趨勢，但從當前企業(yè)管理信息化發(fā)展情況來看，企業(yè)整體 OA 信息化水平較低。部分企業(yè)仍停留在紙質文檔數字化與工作流程自動化階段，只是將 OA 作為一種企業(yè)管理工具，并沒有充分發(fā)揮出 OA信息化的價值，并未真正實現(xiàn)各部門的協(xié)同辦公，信息孤島現(xiàn)象依然存在。企業(yè)有必要將 OA 信息化滲透于企業(yè)管理的各個層面，通過 OA 信息化建設清除企業(yè)內部信息共享障礙，解決企業(yè)內部信息傳遞不及時、不準確的問題，逐步實現(xiàn)協(xié)同辦公，有效解決企業(yè)“信息孤島”問題。

目前OA系統(tǒng)平臺架構中存在的普遍問題

1.流程設計方面

在 OA 系統(tǒng)開發(fā)過程中，開發(fā)人員由于對企業(yè)正常工作流程不夠熟悉，往往易產生同質化的開發(fā)現(xiàn)狀，在開發(fā)中不結合用戶特點和實際需求，導致系統(tǒng)架構在設計時難以滿足用戶在實際辦公工作中的處理和管理應用，進而造成系統(tǒng)工作流程分解步驟相對繁瑣，不同級別人員審批手續(xù)混亂。

例如在系統(tǒng)工作流設計過程中，部分開發(fā)人員甚至將工作流業(yè)務中的每個模塊都進行單獨細化開發(fā)，看似增強模塊功能的完整，實則增加工作流處理的復雜性，辦公人員在使用過程容易耗時、耗力，造成大量的用戶使用積極性不高。

2.用戶體驗方面

當前，市面上許多 OA 系統(tǒng)產品的功能模塊往往只注重表面工程，并不能真正滿足 OA 用戶的真實辦公需求，很多模塊往往并不適用，許多企業(yè)又不愿花錢做系統(tǒng)的二次開發(fā)，逐漸導致 OA 系統(tǒng)功能的閑置和棄用。

同時，許多 OA 系統(tǒng)在開發(fā)中對于功能適用性和深入程度上存在嚴重的缺陷，例如在 CRM、人事管理、財務、手機OA 等功能中由于開發(fā)深度不足，導致使用過程擴展性、靈活性和易用性較差，以及用戶體驗不足，影響工作效率。

3.系統(tǒng)性能方面

由于許多軟件公司對OA系統(tǒng)的開發(fā)過分依賴產品包裝與推廣，在系統(tǒng)設計最初缺乏線下調研，不能結合企業(yè)現(xiàn)實辦公實際需求，在系統(tǒng)設計開發(fā)中毫無特色可言，且系統(tǒng)技術架構單1、不合理，例如常見的產品技術缺陷如并發(fā)數太低、擴展性差等問題，導致服務維護成本太高。隨著企業(yè)高速發(fā)展，并發(fā)數可能會由最初的幾百人到幾年后的數千人，一旦 OA 系統(tǒng)的開發(fā)架構在最初設計時失誤，極易導致平臺無法支持運行，系統(tǒng)運行緩慢和不穩(wěn)定，特別是在與其它系統(tǒng)平臺鏈接過程中包容性差，在線用戶一旦超過指標數量，易造成服務器癱瘓或訪問異常，并可能導致系統(tǒng)崩潰或產生數據丟失等，對企業(yè)易出現(xiàn)“信息孤島現(xiàn)象”。

此外，OA 系統(tǒng)中涉及用戶單位內部辦公工作的處理和管理機密，安全性至關重要。如系統(tǒng)性能較弱，極易受黑客攻擊，使安全性大打折扣，導致內部信息泄露，給企業(yè)帶來嚴重的損失。

OA系統(tǒng)選型八大原則

選型時，要充分考慮應用技術發(fā)展和企業(yè)信息化建設總體規(guī)劃，保證系統(tǒng)的后期維護、發(fā)展和擴充的可能性。

1.先進性原則

系統(tǒng)要采用成熟且有發(fā)展前景的先進技術和平臺化手段，實現(xiàn)短時間內部署和完善，建立規(guī)范、靈活、利于擴展的系統(tǒng)結構，以及合理、嚴謹的數據設計結構，確保數據、展示界面和流程處理的一致性。

2.開放性和兼容性原則

OA 系統(tǒng)建設要充分遵照共同技術標準，包括統(tǒng)一身份認證、數據交換與存儲等，全面支持跨操作平臺、跨硬件系統(tǒng)、跨數據庫的開放性設計原則，實現(xiàn)與其他應用系統(tǒng)對接，能隨時增加新的功能模塊和二次開發(fā)平臺，便于企業(yè)技術人員理解數據結構和維護系統(tǒng)，同時具備兼容性，后期達到保護原有資源、實現(xiàn)系統(tǒng)過渡和擴展升級的目標。

3.標準化原則

要結合企業(yè)開發(fā)實際，統(tǒng)一開發(fā)規(guī)范的數據文檔標準、管理標準和建設質量標準等，提高系統(tǒng)平臺的可靠性和可維護性，有效降低運行維護成本和開發(fā)周期。

4.經濟實用性原則

系統(tǒng)建設要加強內部管理、人員管理、信息管理等風險控制。一方面，要符合企業(yè)管理服務模式、制度和財務準則，充分考慮業(yè)務環(huán)節(jié)管理中的數據便利性和可行性。另一方面，要充分考慮使用人員的實際需要，設置方便、簡單、實用、易學易用的操作方式。此外，還要充分考慮系統(tǒng)的靈活性，以最低成本建設項目，減少系統(tǒng)需求變更及維護工作量和維護成本。

5.共享性原則

系統(tǒng)建設要確保數據傳輸、存儲、共享的準確性、完整性和統(tǒng)一性。根據相應角色分配不同權限，方便使用者調用、查詢相應系統(tǒng)信息。在數據信息安全保密的基礎上，積極開展協(xié)同業(yè)務，整合企業(yè)的業(yè)務應用平臺、應用服務支持平臺、終端設備等，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務、跨區(qū)域的數據信息使用開發(fā)和共享交流。提供實時可靠的信息數據，健全工作資料共享機制，完善內部控制監(jiān)管流程，逐步實行線上業(yè)務辦理和進度查詢及問題反饋，促進上級意見、指示、要求落實，搭建問題受理和反饋渠道，提高網上業(yè)務辦理效率。

6.實時性原則

系統(tǒng)建設要考慮硬件支持平臺的參數配置、網絡帶寬速率和應用場景等實際情況，做到在高并發(fā)下性能穩(wěn)定和單點應用效率高，保證應用效果，使管理者和使用者易學易用。

7.可擴展性原則

系統(tǒng)建設要考慮到協(xié)同辦公管理是一個漸進的過程，需要不斷地擴充和完善。要具備優(yōu)秀的技術升級能力和擴展性，在充分論證未來規(guī)劃的基礎上，支持動態(tài)可擴展，能夠實時增加或減少業(yè)務應用模塊，快速構建新應用。

8.可維護性原則

系統(tǒng)建設要充分考慮可維護性，保證后期系統(tǒng)功能的修正和完善。能支持企業(yè)現(xiàn)有的全面應用和未來建設擴展工作，以滿足學校發(fā)展過程中的組織擴張、機構變革、制度變更、流程改變等管理服務變化。

解決措施：零代碼繞過技術障礙

OA系統(tǒng)可以在提高工作效率、促進協(xié)同、數據管理、安全性和客戶服務等方面提供幫助，因此很多企業(yè)都在選擇使用OA系統(tǒng)來改善其業(yè)務流程和管理。

我們公司正在使用的OA系統(tǒng)，幫助解決了“人、物、事、財”的數字化難題，下面是我們公司自行搭建的模板：

接下來就以我們公司正在用的OA系統(tǒng)為例，為大家進行OA系統(tǒng)的功能介紹。

1.事項審批——申請統(tǒng)一管理，操作便捷簡單

• 合同審批：數字化合同審批，不用再拿厚厚的合同書了
• 采購審批：規(guī)范作業(yè)流程把控采購成本，
• 報表統(tǒng)計：對審批需求及其處理情況進行分析，延宕一清二楚

2.客戶管理——明細清清楚楚，狀態(tài)一目了然

3.預警系統(tǒng)——完善預警機制，提前防范風險

4.物資管理——自動歸檔，靈活調用

• 物資庫：建立物資信息庫，清晰明了；隨時新增入庫，快捷便利
• 采購：標準化采購物資，庫存數量看得到，采購多少心中有數
• 領用：領用關聯(lián)一鍵搞定，智能計算庫存，超出庫存限制領用
• 歸還：選擇相關物資，即刻歸還入庫
• 物資統(tǒng)計：全面監(jiān)控庫存狀態(tài)，把控物資調用情況

5.日報周報——透明數據，跟蹤進展

• 周報：分部門設計日報內容及要求，針對性設置
• 日報：規(guī)范一周工作內容總結與下周規(guī)劃，清晰明了
• 流程待辦：將日報設置每日代辦提醒，督促團隊每日匯報

企業(yè)OA信息化建設總體方案

企業(yè)OA信息化建設包含四方面的內容：

• 搭建 OA 系統(tǒng)平臺，創(chuàng)建協(xié)同辦公軟環(huán)境，同時做好硬件基礎設施建設，確保 OA 系統(tǒng)平臺安全、平穩(wěn)運行；
• 建立完善的信息化管理制度體系，包括崗位責任制度、系統(tǒng)運行管理制度等，為 OA 信息化提供制度支撐；
• 加強數據管理，打破信息孤島；
• 充分落實人員的培訓工作，提高人員信息素質，為 OA 信息化的深入推進保駕護航。

以下對此進行具體說明——

1.建設OA系統(tǒng)平臺

建設OA系統(tǒng)平臺的目的在于搭建一個覆蓋企業(yè)全范圍、多結構部署且能幫助企業(yè)實現(xiàn)統(tǒng)一管理、滿足企業(yè)全面管理需求、支持企業(yè)內部溝通與對外溝通的辦公平臺。根據這一目標，對企業(yè)工作模式、辦公及業(yè)務流程、人員素質、歷史信息數據、當前信息管理要求進行充分調研，從個人辦公、內部審批、檢查督辦、資源管理、檔案管理、知識管理等多個方面入手設計 OA 系統(tǒng)平臺建設方案。

2.完善信息化管理制度

企業(yè)全員均可使用 OA 系統(tǒng)平臺，為規(guī)范、約束人員行為，企業(yè)需要建立完善的信息化管理制度體系：

• 優(yōu)化企業(yè)原有的崗位責任制度，明確各部門不同崗位人員在 OA 信息化建設中的工作責任，使其了解個人的 OA 系統(tǒng)賬戶權限，要求其根據實際工作需求選擇共享信息。
• 建立 OA 系統(tǒng)運行管理制度，詳細說明 OA 系統(tǒng)的運行規(guī)則與管理維護細則，細化相關工作標準。
• 建立信息安全保障制度，明確企業(yè)各部門信息安全工作職責、操作員安全管理方法、密碼與權限管理方法，明晰威脅企業(yè)信息安全行為的處理辦法。
• 完善已有信息溝通制度，嚴格設置企業(yè)內部溝通與對外溝通的程序。

3.建立數據遷移和數據共享模式

俗話說：“三分技術、七分管理、十二分數據”，現(xiàn)如今的OA辦公自動化要打破信息孤島現(xiàn)象，建立統(tǒng)一健全的數據管理體系，在切實實現(xiàn)和促進辦公自動化過程中，亟須整合在舊系統(tǒng)中遺留的歷史數據，如果不及時糾正歷史數據，往往會讓新的OA系統(tǒng)成為空殼，導致正常的業(yè)務無法順利開展。所以，要建立數據共享平臺，方便數據的導入和導出，從而最大限度減少使用者的重復勞動。隨著改革和發(fā)展的不斷深化，推進OA系統(tǒng)辦公自動化是事業(yè)單位發(fā)展的重要舉措，在實際工作中要勇于創(chuàng)新，大膽實踐，這樣我們才能推動OA系統(tǒng)不斷創(chuàng)新。

4.加強人員培訓

企業(yè)應用 OA 系統(tǒng)平臺開展各項經營管理活動，需要人員十分熟悉 OA 系統(tǒng)平臺的操作流程，掌握多種信息技能。企業(yè)應制訂面向全員的培訓方案，以深入推進 OA 信息化建設。對于普通員工，著重強調 OA理論、基本操作、數據采集與錄入等基礎知識技能；對于管理層，除培訓基礎知識技能之外，還應加強對大數據技術的培訓，提高管理人員的數據挖掘、分析與處理能力。為激勵企業(yè)全員積極參與培訓活動，企業(yè)有必要采用多元化的培訓方式，引入先進的OA協(xié)同辦公內容。

以上，希望對大家有幫助。

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