采購需求管理

 

　　任何產(chǎn)品都是在一定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求下通過制造部門制作完成的，但是產(chǎn)品成本的60%-70%是在研發(fā)階段通過設(shè)計人員的要求就確定下來的。因此，在項(xiàng)目開發(fā)初期，對于如何緊密圍繞設(shè)計開發(fā)部門，協(xié)同其他相關(guān)部門完成成本合理優(yōu)化是采購人員的重要職責(zé)之一。

 

　　在邁克爾.波特教授的價值鏈模型中，采購做為一種輔助的活動在企業(yè)整體運(yùn)行中起到的主要增值作用就是取得外部資源，確保企業(yè)的基本活動和輔助活動能夠處于競爭的最有利位置。換而言之，采購部門作為企業(yè)的服務(wù)部門，日常的工作之一就是需要跟企業(yè)內(nèi)部的其他部門相互配合，行使組織賦予采購部門的職能，通過外部市場的尋源，把其他部門的采購需求轉(zhuǎn)化為該部門所需要的資源，這些資源包括物品或者服務(wù)。

 

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　　字典上對需求的定義是指人們在某一特定的時期內(nèi)在各種可能的價格下愿意并且能夠購買某個具體商品的需要。電氣與電子工程師協(xié)會對需求的定義是另外一番描述，它比較接近工程上對“需求“的定義：需求是對產(chǎn)品或工程的操作、功能和設(shè)計特點(diǎn)的特性或約束的表達(dá)，這個表達(dá)是明確的、可測試的、可度量的，而且對于產(chǎn)品或過程的可接受性來說是必須的。

 

　　舉個簡單的例子，如果企業(yè)的員工找到采購人員，拿出手上的一個電腦說：”因?yàn)楣ぷ髟?，我需要買個跟這樣相同的電腦“。那這樣的需求就是不明確的而且沒有任何功能，規(guī)格等條件的約束，僅憑一個簡單的樣品根本就沒有辦法滿足該員工的電腦需求，采購人員是不是要把需求進(jìn)一步展開，比如說看看電腦上的一些信息，看看它是什么品牌，再看看電腦上的標(biāo)簽，了解下該電腦的規(guī)格，接著上網(wǎng)查查看這個電腦的規(guī)格的配置是怎么樣的。然后把這些明確的可以度量的約束性條件與該員工溝通，是不是要按照這個規(guī)格來買電腦。只有得到確定的答案后才能按照這個規(guī)格進(jìn)行購買。如果該型號的電腦因?yàn)楫a(chǎn)品升級已經(jīng)下架了，那采購人員是不是要找到相似規(guī)格的產(chǎn)品，再來確認(rèn)是不是可以購買相似規(guī)格的產(chǎn)品。

 

　　因此個人認(rèn)為采購需求是指對采購物品、服務(wù)的特征描述

 

　　它通過說明書，規(guī)格書，圖紙加文字說明等來約束所購買的產(chǎn)品和服務(wù)。采購的說明書，規(guī)格書等需要包含產(chǎn)品、服務(wù)的內(nèi)容（需要什么），部門（誰要的），質(zhì)量（什么樣的才可以），時間（什么時候要），地點(diǎn)（需要送到哪里），數(shù)量（需要多少），價格（需要多少錢）。

 

　　當(dāng)采購實(shí)施采購時，必須確保這些需求都是清晰的，明確的，并且在采購的過程中與采購所遵循的5R原則（合格的質(zhì)量，合適的價格，合‘適的數(shù)量，合適的時間，合適的地點(diǎn)）相結(jié)合，這樣就可以避免采購過程中發(fā)生“漏買“、”錯買“、”晚買“、”不必要買“等現(xiàn)象的發(fā)生。

 

　　因此，做好采購人員做好采購需求管理工作，不僅可以提高采購人員及部門的工作效率和績效，而且可以提高他們在內(nèi)部相關(guān)部門心目中的滿意度、重要度以及地位，以便于采購其他工作（比如降成本，開發(fā)新供應(yīng)商）的展開。

 

　　  

 

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　　需求具有模糊性

 

　　采購人員找了很多的供應(yīng)商進(jìn)行尋源，但是依然還是買不到需求部門需要的東西，最后好不容易找了家供應(yīng)商進(jìn)行供貨，結(jié)果發(fā)現(xiàn)還買錯了。我想這很大的一部分原因是需求模糊的原因?qū)е碌摹：芏鄷r候需求是不確定的，甚至是隱性的，很難用一些準(zhǔn)確的詞語來進(jìn)行專業(yè)的描述。

 

　　需求人一般都是從自己的角度出發(fā)，通過自己的某種感受來表達(dá)對需求的一種期望。而這些期望往往只是最表層的描述。

 

　　眼下新能源車銷售非常的火爆，特別是一些國產(chǎn)品牌。某位顧客去4S店對銷售人員說：聽說你們這個牌子的車賣的非常的好，我身邊好多朋友都是買你們家的車。所以我也想買一款你們家的車。對于送上門來的生意，銷售人員肯定是非常開心的。但不管有多開心，銷售人員往往憑借自己的專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)，通過望（觀察），聽（傾聽），問（詢問），切（確認(rèn)）等手段把客戶的需求期望轉(zhuǎn)化為具體的車型。

 

　　1.了解客戶的背景

 

　　客戶所處的行業(yè)（用車特點(diǎn)），誰是決策者，誰是用車者，家庭成員狀況，是單位還是個人，個人愛好情況

 

　　2.客戶對車輛的具體需求

 

　　是否第一次買車，對汽車的熟悉程度，喜歡什么類型的車，對汽車顏色的偏好，對配置的要求

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　　3.客戶的支付能力和購買時間

 

　　家庭收入情況，用于支付購車的預(yù)算，用于選配置的預(yù)算，是準(zhǔn)備貸款還是一次性付清，在什么時間決定購買（今天，一個星期內(nèi)還是一個月內(nèi)，或者更長時間）。

 

　　通常我們會說采購人員需要像銷售人員那樣去做采購，也就是采購人員要有良好的內(nèi)部服務(wù)精神。當(dāng)面對需求部門模糊的，差異性比較大的請購需求時，作為服務(wù)部門，采購人員是否可以積極主動加強(qiáng)與需求部門的溝通，盡最大的努力把需求搞清楚。

 

　　當(dāng)然了，因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)?zāi)芰Φ膯栴}，很多時候再努力，需求部門和采購人員也可能不會把需求描述的很清楚，這個時候采購應(yīng)該動用外部資源，做好溝通地橋梁，積極去找外部專家或者供應(yīng)商請教。經(jīng)過多輪地抽絲剝繭，多方反復(fù)論證，真正的需求最終一定會水落石出。

 

　　這個時候采購人員就需要趁熱打鐵，通過采購單，規(guī)格書，說明書，圖紙加文字說明等把需求進(jìn)行科學(xué)定義，定性、定量地描述出來，然后把這些資料傳遞給供應(yīng)商進(jìn)行詢價報價。

 

　　需求具有復(fù)雜多變性

 

　　需求是采購周期的起點(diǎn)，采購周期作為產(chǎn)品項(xiàng)目生命周期的一個子周期，采購人員在項(xiàng)目周期中需要跟不同的部門打交道。部門不同，目標(biāo)以及績效考核也不同，從而導(dǎo)致部門的需求也是不一樣。

 

　　舉個簡單的例子，比如研發(fā)部門的主要職責(zé)是配合企業(yè)的市場部部、項(xiàng)目部門等，在特定的項(xiàng)目時間內(nèi)開發(fā)出具有市場競爭力的產(chǎn)品去滿足客戶的需求，確保企業(yè)能夠在激烈的競爭市場上存活下去。因此研發(fā)部門的需求是在規(guī)定的項(xiàng)目“時間“內(nèi)開發(fā)出新的產(chǎn)品，產(chǎn)品的”質(zhì)量“能夠通過企業(yè)內(nèi)部測試要求。所以相對于成本，研發(fā)部門更加關(guān)注的是供應(yīng)商的響應(yīng)速度和技術(shù)水平。

 

　　但是這與采購部門的主要績效目標(biāo)是相矛盾的，這就需要采購人員與研發(fā)部門進(jìn)行溝通協(xié)同，不斷進(jìn)行優(yōu)化，做好風(fēng)險控制，在總成本目標(biāo)的指導(dǎo)下?lián)袢∽顑?yōu)的開發(fā)方案。

 

　　而隨著時間的推移，產(chǎn)品生命周期內(nèi)的需求主題，需求的內(nèi)容也會不斷發(fā)生變化。

 

　　產(chǎn)品生命周期是美國哈佛大學(xué)教授雷蒙德·弗農(nóng)(Raymond Vernon)1966年首次提出的，產(chǎn)品生命是指市場上的營銷生命，產(chǎn)品和人的生命一樣，要經(jīng)歷形成、成長、成熟、衰退這樣的周期。也是產(chǎn)品從開始進(jìn)入市場到被市場淘汰的整個過程。前面說的研發(fā)部門的需求基本都是發(fā)生在產(chǎn)品生命周期的開發(fā)階段。

 

　　當(dāng)周期進(jìn)入到了成長階段，因?yàn)楫a(chǎn)品需求量的不斷放大，這時候的主要需求是來自生產(chǎn)部門以及計劃部門對產(chǎn)品數(shù)量的需求，采購人員需要協(xié)調(diào)好供應(yīng)商的產(chǎn)能，避免出來交貨不及時現(xiàn)象的出現(xiàn)，配合市場人員做好產(chǎn)品的鋪貨。

 

　　當(dāng)產(chǎn)品進(jìn)入成熟階段，隨著競爭對手的進(jìn)入，市場間的競爭不斷加劇，市場部門就會提出產(chǎn)品降價的需求，這個階段采購人員就需要配合業(yè)務(wù)部門要求供應(yīng)商進(jìn)行降價降成本。

 

　　  

 

　　能力不夠，學(xué)習(xí)來湊。沒有人生下來就能直接走路吃飯。面對需求的復(fù)雜多變性，采購人員需要通過學(xué)習(xí)增加自己的專業(yè)知識，提高自己的專業(yè)技能，增強(qiáng)自己的溝通意識，能夠從容，無差別地滿足所有階段，所有部門地采購需求。

 

　　需求具有成本性

 

　　人們都說茅臺本身具有貨幣性。同樣地，需求都是具有成本性。大部分需求最終都會等同于產(chǎn)品或者服務(wù)，而產(chǎn)品服務(wù)是對成本資源的一種消耗。另外，采購在滿足需求的過程中也會進(jìn)行一系列作業(yè)，這些作業(yè)活動本身也需要耗費(fèi)資源。比如說采購跟供應(yīng)商打電話澄清采購需求，電話費(fèi)就是費(fèi)用。采購人員去供應(yīng)商那里驗(yàn)貨，差旅費(fèi)也是一種費(fèi)用。因此，采購人員需要像管理成本一樣管理需求。那如何才能管理好需求？

 

　　第一：做好需求的評估工作

 

　　需求部門在提出需求的時候比較隨意，也比較少去評估這些需求合不合理，這樣可能產(chǎn)生挺多無效的、模糊的需求，同時照成了很多過程成本，最終成本的浪費(fèi)。在這種情況下企業(yè)是否可以設(shè)置需求歸口部門，對需求部門提出的采購需求在必要性、規(guī)范性和合理性方面實(shí)施業(yè)務(wù)層面的審核，并完成相應(yīng)的需求匯總和審批。這些歸口部門可以是企業(yè)的IT部門，設(shè)備部門等等。。。

 

　　第二：做好需求的預(yù)算管理

 

　　預(yù)則立，不預(yù)則廢。成本需要預(yù)測并且決策。對于需求，同樣需要需求部門做好半年或者年度預(yù)算，然后制定需求計劃并提交給采購部門，采購部門根據(jù)采購計劃進(jìn)行實(shí)施采購活動。只有這樣才能做好需求以及成本的控制。當(dāng)然了，因?yàn)槭袌龌蛘邩I(yè)務(wù)的進(jìn)行需要，有時候可能會產(chǎn)生一些緊急并且沒有計劃的需求，針對這樣的需求的執(zhí)行，需要上報到企業(yè)的最高管理層進(jìn)行特殊審批。

 

　　第三：做好需求后評估和考核

 

　　需求的管理實(shí)施基本上是一個閉環(huán)的過程。當(dāng)整個需求完成后，采購部門需要對需求有效性、突發(fā)需求占比等內(nèi)容進(jìn)行評估考核，同時對采購需求響應(yīng)及時性評估考核。這樣有利于提高需求管理的規(guī)范性。

 

　　千里之行始于足下，如果采購周期最初的需求管理好了，采購人員不僅能夠更好地服務(wù)其他周邊部門，而且能夠更加順利完成自己本職的成本管理工作。