財(cái)務(wù)管理如何參與采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理

 

　　一、財(cái)務(wù)管理與基本業(yè)務(wù)循環(huán)的關(guān)系

 

　　綜合剖析成功企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式，不難得出：企業(yè)要實(shí)現(xiàn)“自然資源資本化，經(jīng)營(yíng)要素?cái)U(kuò)大化，結(jié)構(gòu)配置最優(yōu)化，投資回報(bào)最大化”的目標(biāo)，必須優(yōu)化企業(yè)要素，系統(tǒng)挖潛，擴(kuò)大市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)，和諧發(fā)展，其核心就是要以財(cái)務(wù)管理為中心加強(qiáng)企業(yè)管理。財(cái)務(wù)管理作為一項(xiàng)全面、綜合的管理活動(dòng)，與企業(yè)各項(xiàng)基本業(yè)務(wù)活動(dòng)有著非常密切的聯(lián)系。財(cái)務(wù)管理利用價(jià)值形式以資金流為主線，將銷(xiāo)售業(yè)務(wù)、研發(fā)業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)等基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)串聯(lián)在一起，并推動(dòng)信息流和物流在各個(gè)環(huán)節(jié)中合理流動(dòng)，形成“三流合一”的基本業(yè)務(wù)閉環(huán)循環(huán)系統(tǒng)。同時(shí)，財(cái)務(wù)管理主要通過(guò)資金流這個(gè)鏈條，將價(jià)值鏈分析、全面預(yù)算管理、資金管理、財(cái)務(wù)分析、成本控制、財(cái)務(wù)預(yù)警、內(nèi)部審計(jì)等財(cái)務(wù)管理職能融合于這個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)之中，有效體現(xiàn)了財(cái)務(wù)支持領(lǐng)導(dǎo)決策、支持利潤(rùn)創(chuàng)造和控制風(fēng)險(xiǎn)的核心職能。以提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率為目標(biāo)，一是通過(guò)會(huì)計(jì)記錄與核算、財(cái)務(wù)信息披露等基本會(huì)計(jì)職能，突破財(cái)務(wù)系統(tǒng)與非財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息屏障，實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)傳遞；二是通過(guò)對(duì)價(jià)值鏈分析、資金分析、成本分析等財(cái)務(wù)分析手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的有效支持；三是通過(guò)成本控制、稅收籌劃、預(yù)算管理等財(cái)務(wù)管理手段，使財(cái)務(wù)管理介入業(yè)務(wù)系統(tǒng)過(guò)程管理，更好的為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)；四是通過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)警、內(nèi)部控制，內(nèi)部審計(jì)等財(cái)務(wù)監(jiān)控方式，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確職責(zé)劃分，規(guī)范信息傳遞、全面防控業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，使財(cái)務(wù)監(jiān)控延伸到業(yè)務(wù)末梢。反之，基本業(yè)務(wù)循環(huán)也會(huì)促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)不斷更新財(cái)務(wù)管理手段，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理目標(biāo)和組織定位，提高財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理不斷由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，從而提升財(cái)務(wù)管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的地位。從這個(gè)意義上講，財(cái)務(wù)管理與基本業(yè)務(wù)循環(huán)是相互融合，相互促進(jìn)的。進(jìn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)與基本業(yè)務(wù)循環(huán)的有效融合，可以大大提升企業(yè)資源的利用效率和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。

 

　　二、采購(gòu)活動(dòng)的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

 

　　采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)根據(jù)需求提出采購(gòu)計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過(guò)商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過(guò)程。公司的采購(gòu)活動(dòng)課大致分為戰(zhàn)略性采購(gòu)和操作性采購(gòu)兩個(gè)層次。

 

　　戰(zhàn)略性采購(gòu)包括：供應(yīng)商管理(包括選擇、評(píng)價(jià)、談判、數(shù)據(jù)維護(hù)、解決沖突、尋找新的供應(yīng)商幾個(gè)環(huán)節(jié))；供應(yīng)市場(chǎng)的研究和分析；制定降低成本的計(jì)劃和具體實(shí)施；改善采購(gòu)流程的計(jì)劃和實(shí)施；制定采購(gòu)戰(zhàn)略和采購(gòu)策略；對(duì)交貨期、成本、供應(yīng)商數(shù)量、付款期等重要指標(biāo)負(fù)責(zé)；標(biāo)準(zhǔn)合同的制定；支持新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等幾個(gè)方面的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

 

　　操作性采購(gòu)包括：需求預(yù)測(cè)；制定物料需求計(jì)劃；詢(xún)價(jià)；定價(jià)并下訂單，簽定采購(gòu)合同；庫(kù)存管理(指庫(kù)存水平)；貨物的接收；貨款支付并催要發(fā)票單據(jù)；與生產(chǎn)部門(mén)的協(xié)調(diào)；過(guò)程控制等相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

 

　　三、財(cái)務(wù)管理參與采購(gòu)管理

 

　　財(cái)務(wù)管理參與采購(gòu)環(huán)節(jié)管理，應(yīng)從財(cái)務(wù)管理的核心職能進(jìn)行分析，即支持領(lǐng)導(dǎo)決策、支持利潤(rùn)創(chuàng)造和加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制三個(gè)方面進(jìn)行論述。

 

　　（一）財(cái)務(wù)管理為采購(gòu)管理提供價(jià)值分析，支持領(lǐng)導(dǎo)決策

 

　　價(jià)值分析是企業(yè)現(xiàn)代管理的工具，它站在企業(yè)和行業(yè)角度，分析何處可以增加企業(yè)價(jià)值或降低成本，同時(shí)更好保持企業(yè)與供應(yīng)商及行業(yè)中其他企業(yè)的關(guān)系。一是財(cái)務(wù)管理可以通過(guò)收集和分析企業(yè)財(cái)務(wù)成本數(shù)據(jù)，將采購(gòu)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)分解為單獨(dú)的作業(yè)，然后通過(guò)業(yè)務(wù)分析法將各個(gè)業(yè)務(wù)區(qū)分增值與非增值作業(yè)，對(duì)于非增值的采購(gòu)業(yè)務(wù)，分析研究是否采取業(yè)務(wù)外包或自行生產(chǎn)方式來(lái)降低采購(gòu)成本，從而進(jìn)一步優(yōu)化采購(gòu)流程、確定合理的采購(gòu)批量和采購(gòu)方式，提高采購(gòu)增值作業(yè)的效率，以達(dá)到降低成本的目的。二是財(cái)務(wù)系統(tǒng)還可從戰(zhàn)略的高度對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行分析，考慮是否可以利用上下游價(jià)值鏈進(jìn)一步降低成本或調(diào)整企業(yè)在行業(yè)價(jià)值鏈中的位置及范圍以取得成本優(yōu)勢(shì)。比如通過(guò)行業(yè)價(jià)值鏈分析找出企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，重新整合內(nèi)部資源，制定新的采購(gòu)戰(zhàn)略，與關(guān)鍵供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，支持新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等等。

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　　（二）財(cái)務(wù)管理支持采購(gòu)業(yè)務(wù)降低成本、撐開(kāi)利潤(rùn)空間

 

　　財(cái)務(wù)管理支持財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)降低成本，主要體現(xiàn)在操作性財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)層面，可在以下幾個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行成本控制。

 

　　1、采購(gòu)計(jì)劃編制環(huán)節(jié)。在此環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)主要通過(guò)預(yù)算管理對(duì)財(cái)務(wù)計(jì)劃進(jìn)行控制采購(gòu)成本。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面采購(gòu)部門(mén)的年度采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)編制年度預(yù)算的重要依據(jù)，企業(yè)的資金預(yù)算、利潤(rùn)預(yù)算等財(cái)務(wù)預(yù)算都需要以采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)籌安排，因此，采購(gòu)計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性是成本控制的起點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)對(duì)采購(gòu)部門(mén)計(jì)劃編制人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，可以保障采購(gòu)部門(mén)提供準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃，財(cái)務(wù)人員的審核和把關(guān)，也可以將不合理的采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行剔除，達(dá)到既滿足生產(chǎn)所需，又能控制成本的目的。第二方面，在日常管理中，財(cái)務(wù)部門(mén)可通過(guò)預(yù)算執(zhí)行控制采購(gòu)費(fèi)用。即采購(gòu)計(jì)劃必須按照月度或季度預(yù)算執(zhí)行，控制在預(yù)算定額內(nèi)，如有超預(yù)算或無(wú)預(yù)算的采購(gòu)支出計(jì)劃，則要履行審批手續(xù)，從而有效控制采購(gòu)支持。

 

　　2、詢(xún)價(jià)/比價(jià)環(huán)節(jié)。采購(gòu)人員進(jìn)行詢(xún)價(jià)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)可通過(guò)歷史采購(gòu)價(jià)格分析來(lái)提供詢(xún)價(jià)依據(jù)，保障低價(jià)采購(gòu)，同時(shí)，有些公司還將采購(gòu)比價(jià)工作放在財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)控制采購(gòu)價(jià)格。

 

　　3、采購(gòu)合同簽訂環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)主要參與付款比例和付款周期等采購(gòu)付款條件的確定。采購(gòu)付款條件決定資金使用和籌集的時(shí)問(wèn)，適當(dāng)?shù)馁d賬可以節(jié)省資金成本。短期來(lái)說(shuō)可以節(jié)省財(cái)務(wù)費(fèi)用，增加企業(yè)的價(jià)值。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極與采購(gòu)部溝通協(xié)調(diào)，參與采購(gòu)合同簽訂前的審核工作。主要通過(guò)營(yíng)運(yùn)資金的分析，統(tǒng)籌考慮公司當(dāng)前的資金狀況，向供貨商爭(zhēng)取最優(yōu)的貨款支付方式，在確保不影響公司信用和進(jìn)貨周期的前提下盡可能的延長(zhǎng)付款周期和減少預(yù)付款的比例等等，即盡可能的利用合同付款條款減少公司的資金成本。此外，對(duì)于國(guó)外采購(gòu)的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)還可以參與選擇對(duì)本公司有利的結(jié)算貨幣、遠(yuǎn)期套匯保值、信用證結(jié)算等，降低資金成本，減少資金占用。

 

　　4、貨款支付環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)主要可運(yùn)用資金的統(tǒng)籌管理，考慮最優(yōu)的資金結(jié)算方式，比如用遠(yuǎn)期承兌匯票結(jié)算比現(xiàn)金結(jié)算可以減少資金占用，并利用暫時(shí)閑置資金發(fā)揮更大的資金效益；另外，財(cái)務(wù)還可以通過(guò)在增值稅進(jìn)項(xiàng)稅環(huán)節(jié)進(jìn)行稅收籌劃，主要是在采購(gòu)時(shí)對(duì)進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)，從進(jìn)項(xiàng)稅能否抵扣、價(jià)格、質(zhì)量、何時(shí)何種方式付款（考慮資金時(shí)間價(jià)值）等多方面綜合考慮，達(dá)到合理避稅的目的。

 

　　5、庫(kù)存管理環(huán)節(jié)。較高的庫(kù)存量不僅占用較大的資金，影響資金流動(dòng)和使用效率，而且長(zhǎng)期壓庫(kù)容易造成材料損失，不利于企業(yè)價(jià)值增值。財(cái)務(wù)可以通過(guò)對(duì)庫(kù)存水平和結(jié)構(gòu)分析，并且車(chē)間成本核算人員可與倉(cāng)庫(kù)管理人員聯(lián)合提出合理庫(kù)存的水平，有效降低庫(kù)存占用，減少呆滯庫(kù)存；另外，隨著全面預(yù)算管理體系在企業(yè)中的逐步推廣，財(cái)務(wù)可以通過(guò)采購(gòu)預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析來(lái)有效控制材料庫(kù)存量和采購(gòu)價(jià)格．同時(shí)利用儲(chǔ)備資金周轉(zhuǎn)次數(shù)、儲(chǔ)備資金平均占用等財(cái)務(wù)指標(biāo)的考核來(lái)對(duì)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行約束、激勵(lì)。通過(guò)上述手段達(dá)到控制庫(kù)存、降低成本的目的。

 

　?。ㄈ┴?cái)務(wù)參與采購(gòu)監(jiān)督管理，控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

 

　　可以說(shuō)，財(cái)務(wù)通過(guò)財(cái)務(wù)信用調(diào)查、內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)預(yù)警、內(nèi)部控制、全面預(yù)算管理等財(cái)務(wù)控制手段參與采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制，體現(xiàn)在采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的方方面面，是全面的風(fēng)險(xiǎn)管理。因此，該部分內(nèi)容將以財(cái)務(wù)管理職能的方式展示財(cái)務(wù)參與采購(gòu)監(jiān)督的過(guò)程。

 

　　1、財(cái)務(wù)信用調(diào)查。在采購(gòu)前期，財(cái)務(wù)可以參與對(duì)關(guān)鍵供應(yīng)商的信用調(diào)查，主要運(yùn)用一些財(cái)務(wù)調(diào)查和財(cái)務(wù)分析手段，了解供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況、資金狀況、銀行信譽(yù)狀況等，避免因供貨商因供貨不及時(shí)、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至不能供貨等原因造成經(jīng)濟(jì)損失。

 

　　2、內(nèi)部審計(jì)。財(cái)務(wù)可以運(yùn)用管理審計(jì)、采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、采購(gòu)績(jī)效審計(jì)等一些經(jīng)濟(jì)審計(jì)手段對(duì)采購(gòu)效率、采購(gòu)流程以及采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)估分析，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出管理建議，并督促采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行整改落實(shí)，達(dá)到控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的目的。

 

　　3、內(nèi)部控制。內(nèi)部控制體現(xiàn)在采購(gòu)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，并延伸到采購(gòu)業(yè)務(wù)的末端。其主要是通過(guò)對(duì)采購(gòu)權(quán)限的劃分和付款業(yè)務(wù)的授權(quán)審批進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，避免因采購(gòu)人員的道德風(fēng)險(xiǎn)給公司造成采購(gòu)損失。財(cái)務(wù)管理應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度。明確審批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和操作要求。此外，隨著以財(cái)務(wù)為主導(dǎo)的ERP等企業(yè)管理軟件的推廣，財(cái)務(wù)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理的能力得到有效提升。財(cái)務(wù)可以通過(guò)相關(guān)軟件對(duì)采購(gòu)進(jìn)行流程管理，沒(méi)有批準(zhǔn)的申購(gòu)單的采購(gòu)一律不予入庫(kù)、報(bào)賬、付款，這能在一定程度上合理控制采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。

 

　　4、財(cái)務(wù)預(yù)警。采購(gòu)供應(yīng)活動(dòng)的財(cái)務(wù)信息及時(shí)反饋是實(shí)施動(dòng)態(tài)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制的有效方式。財(cái)務(wù)通過(guò)系統(tǒng)分析公司內(nèi)部核心采購(gòu)環(huán)節(jié)，建立系統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)體系，并構(gòu)建有效的預(yù)警通道和預(yù)警處理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)預(yù)警的實(shí)時(shí)反映和處理，從而達(dá)到控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的目的。采購(gòu)環(huán)節(jié)的主要預(yù)警指標(biāo)包括但不限于：采購(gòu)計(jì)劃偏差率、采購(gòu)價(jià)格差異率、存貨與流動(dòng)資產(chǎn)比例、應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率、主要原材料庫(kù)存量、盤(pán)點(diǎn)差異率、付款逾期率等。

 

　　5、全面預(yù)算管理。隨著全面預(yù)算管理體系在大多數(shù)企業(yè)中的逐步推廣，財(cái)務(wù)可以通過(guò)采購(gòu)預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析來(lái)有效控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，杜絕超預(yù)算、無(wú)預(yù)算采購(gòu)項(xiàng)目的資金支付，從而有效減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，財(cái)務(wù)還可利用儲(chǔ)備資金周轉(zhuǎn)次數(shù)、儲(chǔ)備資金平均占用等財(cái)務(wù)指標(biāo)的考核來(lái)對(duì)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行約束、激勵(lì)。