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掌上紙引未來(lái)
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在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子郵件作為職場(chǎng)人常用的溝通方式，提供著便捷和高速的服務(wù)。職場(chǎng)人每天要面對(duì)大量需要接收和發(fā)送的電子郵件，能簡(jiǎn)單明確傳達(dá)信息的郵件當(dāng)然能為提高工作效率做出貢獻(xiàn)。不過(guò)，想做到這點(diǎn)，得先學(xué)習(xí)郵件的寫(xiě)作禮儀。
想寫(xiě)好電子郵件，一定要先明確寫(xiě)郵件的目的。通常商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作目的有四點(diǎn)，也就是：1、需要對(duì)方做什么。2、需要說(shuō)明什么。3、是否附帶文件。4、陳述觀點(diǎn)和分享心得。目的明了后，思路才會(huì)清晰。
那么，一份好的電子郵件具體要怎么寫(xiě)？
一、標(biāo)題
1、標(biāo)題空白是寫(xiě)商務(wù)電子郵件的大忌，不僅失禮還容易讓郵件被忽略掉。寫(xiě)郵件的第一步，就要確定標(biāo)題。
2、完美的郵件標(biāo)題應(yīng)是簡(jiǎn)短明了有內(nèi)容的，意思要同郵件主旨大意相同，讓收件人能夠一望可知。
3、標(biāo)題中盡量注明郵件來(lái)源，讓收件人可以大致判斷郵件的目的性。
4、如果是緊急郵件，為了引人注意可以適當(dāng)注明“緊急”的字樣。
5、標(biāo)題切不可出現(xiàn)錯(cuò)字或語(yǔ)句不通的情況。
二、稱(chēng)呼和問(wèn)候語(yǔ)
1、電子郵件和傳統(tǒng)信件的寫(xiě)作是相同的，郵件的開(kāi)頭也要對(duì)收件人加以稱(chēng)呼，但要拿捏好稱(chēng)呼的尺度。如果對(duì)方有明確的職務(wù)，那么應(yīng)該按照職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如果職位不夠明確，可以用某先生，某小姐代稱(chēng)，稱(chēng)呼的格式是要寫(xiě)在第一行定格的位置寫(xiě)。
2、開(kāi)頭和結(jié)尾處的問(wèn)候語(yǔ)也不能忽略。“你好”或“您好”都是常見(jiàn)開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)，這時(shí)，通常寫(xiě)在稱(chēng)呼的下一行空兩格處。也可以使用“Hi”，并連同稱(chēng)呼一同寫(xiě)在第一行定格的位置。結(jié)尾處的問(wèn)候常見(jiàn)的有“此致敬禮”、“祝工作順利！”等，格式和常規(guī)信件相同。
三、正文
1、要先表明身份。如果是熟人間的信件可以忽略此步驟，但是若對(duì)方與你不熟悉那么應(yīng)該先說(shuō)明自己的身份，也就是姓名以及所屬的部門(mén)或公司。這不僅是對(duì)收件人的尊重，還能讓他順利理解你來(lái)信的本意。此外，如果是工作郵箱，最好是能夠設(shè)置簽名檔。
2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈現(xiàn)，復(fù)雜的事情看起來(lái)也會(huì)更加有條理。郵件的撰寫(xiě)應(yīng)遵循由上而下的重點(diǎn)，就是說(shuō)，重點(diǎn)問(wèn)題要在第一段中體現(xiàn)。每段盡量簡(jiǎn)短，幾個(gè)字說(shuō)清的事情絕不用一句話來(lái)代替。慎用生僻字、異體字。
3、如有附件可以在正文中做提醒，文字寫(xiě)在正文結(jié)束后的位置，例如“××文件在附件中，請(qǐng)查收”之類(lèi)，如有必要允許把文字做標(biāo)紅處理。
4、注意正文的語(yǔ)氣，要比口語(yǔ)對(duì)話稍微正式一點(diǎn)，商務(wù)電子郵件中“謝謝”，“請(qǐng)”等字樣不能缺少。郵件中不可出現(xiàn)代表語(yǔ)氣的“小符號(hào)”，“小表情”，這在商務(wù)郵件中顯得不夠嚴(yán)肅。
5、郵件正文寫(xiě)好后要仔細(xì)確認(rèn)，最好一次性把全部?jī)?nèi)容說(shuō)清，盡量避免再發(fā)郵件進(jìn)行補(bǔ)充。
四、收件人和抄送人
收件人的位置要填的是你主要發(fā)送的人的地址，一個(gè)或多個(gè)都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相關(guān)人，比如領(lǐng)導(dǎo)，也可以不填。兩者實(shí)際上沒(méi)有功能上的大的區(qū)別，但是還是有所指的，主要是收信人的主次區(qū)分。
請(qǐng)示性的郵件一般只有一個(gè)收件人，其他需要知曉的人應(yīng)當(dāng)采用抄送形式。不相關(guān)的人一定不可隨意抄送，抄送范圍得當(dāng)，有助于事件的推進(jìn)，否則會(huì)造成不必要的人力、物力的浪費(fèi)。
五、回復(fù)郵件
如果是回復(fù)別人的郵件，郵件的標(biāo)題要采用對(duì)方標(biāo)題的主旨回復(fù)，有助于整個(gè)溝通進(jìn)行的順暢和清晰。
電子郵件的禮儀是傳統(tǒng)信件禮儀的一種延伸，但性質(zhì)又不完全等同于傳統(tǒng)信件。商務(wù)電子郵件作為工作社交的一種存在形式，是職場(chǎng)人要經(jīng)常接觸和使用的，學(xué)會(huì)掌握其中的技巧和禮儀，是樹(shù)立職場(chǎng)形象的一種方法，同時(shí)也能避免很多不必要的沖突和麻煩。
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