采購管理之需求管理、交付管理、供應(yīng)成本管理

　　一、需求管理

 

　　1 .需求難度和訂單管理流程

 

　　買什么東西最難？不同的采購員可能會(huì)給出大相徑庭的答案。但是所有人都會(huì)同意一點(diǎn)：不知道哪里有供應(yīng)商的任務(wù)最難。

 

　　采購人員感覺到的“最難”的部分，常常不是議價(jià)、不是催貨——而是找不到地方買。這種“難”，就屬于采購管理的第一標(biāo)準(zhǔn)職能：需求管理。

 

　　需求管理，定義上很簡單，就是給一種采購需求匹配上一個(gè)合適的供應(yīng)資源。當(dāng)匹配存在的不確定性越高時(shí)，我們就會(huì)覺得越難。

 

　　這種不確定性來自需求和供應(yīng)兩個(gè)方面。需求方面，當(dāng)供應(yīng)規(guī)格越不清晰不確定時(shí)，采購就越難；供應(yīng)方面，當(dāng)供應(yīng)商越不確定時(shí)，采購就越難。

 

　　所以從需求管理的難度上分，我們可以把采購工作按難度分為三級：

 

　　下單采購：規(guī)格確定、供應(yīng)商確定。大部分的持續(xù)購買品都屬于這一類。比如勞保品、標(biāo)準(zhǔn)件等，也包括一些持續(xù)購買的服務(wù)。其實(shí)原料采購?fù)ǔＲ矊儆谙聠尾少?，從需求管理的角度看，難度是最低一級的，但是原料采購在其他方面的難度會(huì)很高，所以采購仍然會(huì)感覺“難”，但這里不去細(xì)說。

 

　　尋源采購：規(guī)格確定、供應(yīng)商不確定。大部分新品采購、臨時(shí)性工程物資采購都屬于這一類。

 

　　不定采購：規(guī)格不確定、供應(yīng)商不確定。這里所說的規(guī)格不確定，是指使用要求清楚，只要滿足使用要求的規(guī)格都可以。大部分的服務(wù)采購，比如工程采購、軟件采購等都屬于這個(gè)類型。

 

　　針對不同需求管理難度的采購任務(wù)，有不同的標(biāo)準(zhǔn)化需求管理流程來管理對應(yīng)的訂單。

 

　　訂單管理的內(nèi)容主要有以下幾類：

 

　　要件完整性管理：訂單該有的內(nèi)容是不是都有了

 

　　價(jià)格管理：價(jià)格的合理性

 

　　數(shù)量管理：數(shù)量的合理性

 

　　交付管理：交付時(shí)間、地點(diǎn)、貨權(quán)轉(zhuǎn)移點(diǎn)、運(yùn)輸和裝卸責(zé)任、延期處置的合理性

 

　　供應(yīng)商選擇管理：供應(yīng)商選擇的合理性

 

　　結(jié)算條件管理：付款條件、付款時(shí)間、付款比例、付款方式（電匯、承兌、L/C......）、發(fā)票類型、發(fā)票傳遞責(zé)任等

 

　　需求符合性管理：包括供應(yīng)規(guī)格、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量異議處置方式、安裝責(zé)任、培訓(xùn)要求、質(zhì)保要求、售后服務(wù)約定（內(nèi)容、價(jià)格）等

 

　　風(fēng)險(xiǎn)管理：包括對交付、質(zhì)量等方面違約的處理方式、糾紛仲裁、不可抗力、解約條件

 

　　上述每類管理內(nèi)容都應(yīng)該有固定的標(biāo)準(zhǔn)管理流程。

 

　　下單采購中在下單時(shí)通常只需要管理第1、2項(xiàng)、最多加上第3、4項(xiàng)，其他項(xiàng)應(yīng)該都是標(biāo)準(zhǔn)化了的；尋源采購在下單時(shí)除了第7項(xiàng)都需要管理；不定采購則需要管理1~8項(xiàng)全部內(nèi)容。

 

　　由此我們可以看出，不同需求管理難度等級的采購任務(wù)，應(yīng)該對應(yīng)著不同的訂單管理內(nèi)容，當(dāng)然也就對應(yīng)著不同的訂單管理流程。

 

　　2.需求管理能力

 

　　在訂單內(nèi)容管理的所有類別中，需求符合性管理是技術(shù)難度最高的。這里我們單獨(dú)抽出來說一說。

 

　　當(dāng)需求復(fù)雜到一定程度時(shí)，甚至需要在采購方內(nèi)部組個(gè)小團(tuán)隊(duì)管理。有這么復(fù)雜的需求管理要求的采購任務(wù)從數(shù)量上來講占的比例非常小，在這里我們不做重點(diǎn)介紹。我們只看看靠采購人員自己管理需求符合性時(shí)，需要什么能力。

 

　　需求滿足能力：這是需求管理能力的最基本的級別。舉例來說，小寶貝上學(xué)前，媽媽問，“寶貝晚上吃什么？”“打鹵面！”“好的。”寶貝放學(xué)回來，打鹵面剛好做好了放在餐桌上。這個(gè)媽媽就具備了“需求滿足能力”。

 

　　需求優(yōu)化能力：這是需求管理的進(jìn)階能力。小寶貝上學(xué)前說，“媽媽，晚上我要吃打鹵面！”“好的。”寶貝放學(xué)回來，發(fā)現(xiàn)桌上不僅有打鹵面，還有炸醬面，寶貝馬上問媽媽可不可以吃炸醬面？媽媽笑嘻嘻地答應(yīng)了。媽媽知道寶貝今天最后一節(jié)是體育課，回來一身汗，天氣又熱，說不準(zhǔn)炸醬面配上涼涼的黃瓜條更合口，果然！這個(gè)媽媽就具備了“需求優(yōu)化能力”。

 

　　需求感知能力：這是需求管理的最高境界。小寶貝沒告訴媽媽自己想吃什么，但是上課的時(shí)候突然覺得很想吃面。放學(xué)回家，桌上就放著剛剛做好的炸醬面。這個(gè)媽媽就具備了“需求感知能力”。這里我說的不是媽媽和寶貝心有靈犀碰巧對上了的那種情況，而是媽媽根據(jù)寶貝最近幾天的食譜、身體狀況、在學(xué)校的活動(dòng)以及天氣狀況等條件，綜合判斷出來的。

 

　　在多數(shù)情況下，采購人員這個(gè)方面的能力不足時(shí)，只要提需求的用戶有足夠強(qiáng)的需求表達(dá)和需求滿足程度甄別能力，就可從團(tuán)隊(duì)層面補(bǔ)齊整個(gè)采購任務(wù)需要的綜合能力。但采購人員自身在這個(gè)能力維度上不斷提升，毫無疑問是能提升自己對企業(yè)的價(jià)值的。換句話說，能讓自己變得更加值錢。

 

　　以上采購管理五大標(biāo)準(zhǔn)職能中的需求管理。

 

　　不同需求管理難度的采購任務(wù)，應(yīng)該對應(yīng)著不同的訂單管理重點(diǎn)，也就應(yīng)該對應(yīng)著不同的訂單審批流程。

 

　　在訂單管理內(nèi)容中，技術(shù)難度最大的是需求符合性管理。采購人員在這個(gè)方面的能力可以分為需求滿足、需求優(yōu)化和需求感知三個(gè)層次。

 

　　二、交付管理

 

　　交付管理。交付是指從需求產(chǎn)生到需求滿足這個(gè)閉環(huán)過程。交付管理是指持續(xù)優(yōu)化交付表現(xiàn)和交付能力的一系列活動(dòng)。

 

　　1.內(nèi)部交付

 

　　說到“交付”，我們的第一反應(yīng)大概就是“下了訂單后催著供應(yīng)商交貨”。沒錯(cuò)，這的確是交付管理的重要部分，也是最顯眼的部分，不過這個(gè)部分只是“外部交付”。有“外部交付”，那就肯定有“內(nèi)部交付”了？對，訂單的交付管理分為內(nèi)部交付和外部交付兩個(gè)部分。

 

　　內(nèi)部交付指從內(nèi)部需求產(chǎn)生，到采購把訂單發(fā)放給供應(yīng)商的整個(gè)過程

 

　　外部交付指從采購發(fā)放訂單給供應(yīng)商，到需求者得到貨物/服務(wù)的過程

 

　　這個(gè)兩個(gè)部分衡量了從內(nèi)部需求產(chǎn)生到內(nèi)部需求得到滿足的閉環(huán)過程。而交付管理的核心——及時(shí)性的衡量也應(yīng)該是針對這兩個(gè)部分的。

 

　　首先來分享一下特別容易被忽視的內(nèi)部交付的管理。內(nèi)部交付管理有三個(gè)部分：

 

　　需求明確接到銷售訂單，到發(fā)出采購申請單

 

　　資源匹配從接到采購申請到完成詢比價(jià)

 

　　各級審批包括采購申請單和采購訂單的審批時(shí)間

 

　　在這三項(xiàng)中，直覺上說，第1、3項(xiàng)采購人員能做的都不多。那用不用管呢？別忘了，內(nèi)部交付和外部交付是連在一起的，內(nèi)部交付管不好，就會(huì)擠壓外部交付的可用時(shí)間。所以，必須管。

 

　　怎么管？說起來也不難。改善套路的常規(guī)做法：

 

　　盤點(diǎn)現(xiàn)狀以采購申請單為單位，把上述三段時(shí)間記下來

 

　　制定目標(biāo)以團(tuán)隊(duì)實(shí)際能力為依據(jù)，制定改善目標(biāo)

 

　　實(shí)績考核考核實(shí)際表現(xiàn)，分析與目標(biāo)之間的差異，確定改善方法

 
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　　西方人說“No measurement，no management”（無法衡量就無法管理），只要有了數(shù)據(jù)，有了明晰的報(bào)告路徑，保證數(shù)據(jù)能傳遞到對作業(yè)改善起關(guān)鍵作用的人那里，那咱們沒管也管了。

 

　　做采購的都知道，要從供應(yīng)商那里擠出一天交貨期有多難，但是如果我們認(rèn)真盤點(diǎn)一下內(nèi)部交付的管理，到處都可以找出縮短一兩天交付周期的機(jī)會(huì)。

 

　　作為采購，我們要管理的是整個(gè)交付周期，從哪里找到縮短總交付周期的機(jī)會(huì)都是一樣的。那么，全面衡量每個(gè)環(huán)節(jié)，然后找“投入產(chǎn)出比”最高的地方去投入改善的精力就是最科學(xué)、也最劃算的方法。

 

　　這里特別說明一下，如果沒有信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的收集會(huì)比較累人，這種情況只能選擇問題比較嚴(yán)重的類別記錄，或者抽樣記錄。

 

　　2.外部交付

 

　　說完了內(nèi)部交付，接下來我們說一說外部交付。

 

　　沿著剛才我們討論內(nèi)部交付時(shí)的思路：要想能管理，先要可衡量。外部交付管理的好壞如何衡量呢？有兩組指標(biāo)：

 

　　準(zhǔn)時(shí)交付率（OTD）

 

　　平均交付周期（ALT）

 

　　準(zhǔn)時(shí)交付率（OTD）是用來衡量交付成績的，計(jì)算方法有兩種。

 

　　平均交付提前期（ALT：Average Lead Time），是指所有訂單從下單到貨到這段時(shí)間的平均值。這個(gè)指標(biāo)說明了外部供應(yīng)商對需求的響應(yīng)能力。如果細(xì)分，可分成物料品類的平均交付提前期，還可以細(xì)分到一個(gè)料號的平均交付提前期。

 

　　今天要介紹的，是能夠配合ALT一起分析，并找到改善ALT機(jī)會(huì)的一組指標(biāo)：

 

　　本地制造占比本地制造是指供應(yīng)商的制造廠與企業(yè)在同一地區(qū)，即“本地”。而“本地”這個(gè)概念，更像是個(gè)時(shí)間概念而非地域概念。它會(huì)因企業(yè)對供應(yīng)周期敏感程度不同而不同。對供應(yīng)周期特別敏感的企業(yè)，可能把1天內(nèi)能送到貨的范圍，比如300公里以內(nèi)，稱為“本地”，而有的企業(yè)，即便緊急情況，也可以接受3天內(nèi)送到貨，那么“本地”幾乎可以定義為全中國境內(nèi)了。

 

　　本地配送占比本地配送是指供應(yīng)商制造廠雖然遠(yuǎn)離使用地點(diǎn)，但是在使用地點(diǎn)附近配置了存放物料庫存的倉儲(chǔ)物流中心作為配送的基地。本地配送雖然供應(yīng)周期和本地制造并沒有差別，但是供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)卻是高于本地制造的。比如當(dāng)提前備好的庫存發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)，本地配送所需要的反應(yīng)時(shí)間就會(huì)高于本地制造。

 

　　異地供應(yīng)占比異地供應(yīng)是指供應(yīng)商的制造廠和配送點(diǎn)都遠(yuǎn)離物料使用地點(diǎn)。和“本地”相似，”異地“也應(yīng)該理解為時(shí)間概念而非地域概念。

 

　　有了這三個(gè)數(shù)據(jù)，我們應(yīng)該從哪里下手去縮短外部交付周期也就相當(dāng)清楚了。

 

　　這三個(gè)數(shù)據(jù)衡量的是供應(yīng)鏈的交付能力，而非交付結(jié)果。對于流程的標(biāo)準(zhǔn)化和持續(xù)優(yōu)化來說，能力指標(biāo)極為重要。因?yàn)橹挥刑嵘四芰Γ冃У奶嵘攀怯斜Ｕ系?。在能力沒有實(shí)質(zhì)性提升的情況下要求更好的績效表現(xiàn)，一定是以其他方面的犧牲為代價(jià)的。

 

　　以上是采購管理五大標(biāo)準(zhǔn)職能中的交付管理。從頭到尾，我們似乎都在說管理指標(biāo)，而沒有直接討論流程標(biāo)準(zhǔn)化和持續(xù)優(yōu)化的方法。但在管理改善中，研究管理指標(biāo)和研究優(yōu)化方法其實(shí)是一體兩面、異曲同工的方法。

 

　　管理指標(biāo)的設(shè)計(jì)，已經(jīng)體現(xiàn)了對分析工作的思路和改善方法的設(shè)計(jì)。好的管理指標(biāo)，本身就能清楚地說明問題或機(jī)會(huì)所在。也就是標(biāo)準(zhǔn)化管理中常說的“數(shù)據(jù)即結(jié)論”、“數(shù)據(jù)即決策”。

 

　　三、供應(yīng)成本管理

 

　　采購最為人所熟悉的標(biāo)準(zhǔn)職能就是成本管理，這大家都知道。但是說到成本管理，很多時(shí)候會(huì)和“議價(jià)”劃等號。其實(shí)，議價(jià)對成本管理起到的作用是非常有限的。那真正能幫助采購獲得更優(yōu)供應(yīng)成本的是什么呢？我們一起來探討一下。

 

　　1.基本構(gòu)成和博弈空間

 

　　按照管理方法的不同，我們可以把供應(yīng)成本分為基本構(gòu)成和博弈空間兩個(gè)部分。

 

　　基本構(gòu)成，是指由所購產(chǎn)品沿著其形成過程的供應(yīng)鏈中每一環(huán)所確定的成本。

 

　　博弈空間，是指在基本構(gòu)成之上，有一個(gè)空間，由交易雙方的博弈確定最終的結(jié)果落在這個(gè)空間中的哪個(gè)位置。

 

　　在不同層級和類型的決策中，我們需要關(guān)心的“成本”的重點(diǎn)是不同的。比如說，公司要在另一個(gè)城市、或者另一個(gè)國家投資一個(gè)新的工廠或物流中心，這時(shí)候我們?nèi)シ治龉?yīng)成本，需要關(guān)注的就是成本的基本構(gòu)成部分，是在這個(gè)地點(diǎn)上物資的供應(yīng)鏈的構(gòu)成和供應(yīng)鏈每一環(huán)的行業(yè)平均成本。

 

　　當(dāng)我們?nèi)チ私夂驮u估一個(gè)新供應(yīng)商了解其交付、品質(zhì)和成本三個(gè)方面的情況時(shí)，成本這個(gè)部分首先要了解的，是這個(gè)供應(yīng)商提供的貨品或服務(wù)的供應(yīng)成本的基本構(gòu)成（而不是博弈空間）。這也是將來做成本分析的基礎(chǔ)。

 

　　談到博弈空間，雖然常常是采購最熱衷討論的話題，但其實(shí)對供應(yīng)成本的影響是很有限的。相對來說一次性購買品的博弈空間會(huì)大于持續(xù)購買品；新供應(yīng)商供貨的博弈空間會(huì)大于老供應(yīng)商供貨的博弈空間。如果是向一個(gè)已經(jīng)合作五年以上的供應(yīng)商采購持續(xù)購買品，通常博弈空間也就在總價(jià)的1~3%之間。

 

　　由此我們可以看出，長期來看，管理供應(yīng)鏈成本的基本構(gòu)成比博弈空間管理更為重要。對基本構(gòu)成的管理，其實(shí)是對所采購物資的供應(yīng)鏈的選擇。這是屬于戰(zhàn)略采購的管理范圍。下面我們就博弈空間的管理專門做些探討。

 

　　2.博弈空間管理

 

　　管理博弈空間的方法大致可分為兩類：管理博弈位置和提升談判技巧。

 

　　管理博弈位置

 

　　博弈位置是指有不同的供需關(guān)系形成的在博弈中的優(yōu)劣勢。通俗地說，就是最后到底誰說了算。如果用標(biāo)準(zhǔn)化的方法來描述供需關(guān)系，可以分為以下四種：

 

　　唯一供應(yīng)源采購方可獲取的供應(yīng)范圍內(nèi)，只有唯一的一個(gè)供應(yīng)源，沒有選擇余地。

 

　　單一供應(yīng)源采購方可獲取的供應(yīng)范圍內(nèi)，有多個(gè)供應(yīng)源，但是只有一個(gè)是通過了采購方認(rèn)證的。

 

　　準(zhǔn)多供應(yīng)源有多個(gè)可用供應(yīng)源，但這些供應(yīng)源之間不是真正的競爭關(guān)系（比如兩家供應(yīng)商有共同的大股東，或者兩家可用供應(yīng)商的規(guī)模、質(zhì)量層次不是一個(gè)數(shù)量級的，等等）。

 

　　多供應(yīng)源有多個(gè)供應(yīng)源，且供應(yīng)源之間形成真正的競爭關(guān)系。

 

　　很明顯，在這四種關(guān)系中，越靠后采購方的博弈位置越有優(yōu)勢。優(yōu)越的博弈位置給采購方帶來的控制力是可以清楚地感覺到的，反之亦然。在給企業(yè)做內(nèi)訓(xùn)的過程中，常常被問到的一個(gè)問題就是：“這個(gè)供應(yīng)商是獨(dú)家供應(yīng)，跟他談判根本沒用，怎么才能治住他？”

 

　　是啊，采購員能清楚的感覺到，獨(dú)家供應(yīng)就“治不住他”，這就是博弈位置的力量。至于怎么“治住他”，會(huì)在以后的文章中介紹。這里要說的重點(diǎn)是：不斷優(yōu)化博弈位置比提升談判技巧更有助于采購方獲得更優(yōu)的供應(yīng)成本。

 

　　提升談判技巧

 

　　提升談判技巧，對供應(yīng)成本管理來說，的確還是有幫助的。但是前面說的所有內(nèi)容，都比提升談判技巧更重要。加上介紹談判技巧的文章書籍不計(jì)其數(shù)，這里就不再贅述了。

 

　　需要特別注意的是，即使我們擁有極佳的談判技巧，甚至還有很好的博弈位置幫忙，在與供應(yīng)商談判時(shí)，也要慎重地利用這些條件。采購管理中有種說法：一味追求低價(jià)，就是在系統(tǒng)性地淘汰優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。因?yàn)?ldquo;物美”是不可能長期“價(jià)廉”的。

 

　　以上是采購管理的五大標(biāo)準(zhǔn)職能中的第三項(xiàng)：供應(yīng)成本管理。

 

　　供應(yīng)成本管理中，對基本構(gòu)成和博弈空間有不同的管理方法。長期來看，對基本構(gòu)成的管理比對博弈空間的管理更為重要。

 

　　在對博弈空間的管理中，優(yōu)化博弈位置又比提升談判技巧更能幫助采購方獲得更優(yōu)的供應(yīng)成本。博弈位置可以分為唯一供應(yīng)源、單一供應(yīng)源、準(zhǔn)多供應(yīng)源和多供應(yīng)源四種。

 

　　在持續(xù)性的合作中，實(shí)力對結(jié)果起到的作用是決定性的，技巧起到的作用是附加性的。真正能幫助采購管理好供應(yīng)成本的，是采購人員了解供應(yīng)商的能力，是選擇所購物資的供應(yīng)鏈的能力，談判技巧的影響非常有限。