財務(wù)管理如何參與采購環(huán)節(jié)的管理

 

　　一、財務(wù)管理與基本業(yè)務(wù)循環(huán)的關(guān)系

 

　　綜合剖析成功企業(yè)的經(jīng)營模式，不難得出：企業(yè)要實現(xiàn)“自然資源資本化，經(jīng)營要素擴大化，結(jié)構(gòu)配置最優(yōu)化，投資回報最大化”的目標，必須優(yōu)化企業(yè)要素，系統(tǒng)挖潛，擴大市場營銷，和諧發(fā)展，其核心就是要以財務(wù)管理為中心加強企業(yè)管理。財務(wù)管理作為一項全面、綜合的管理活動，與企業(yè)各項基本業(yè)務(wù)活動有著非常密切的聯(lián)系。財務(wù)管理利用價值形式以資金流為主線，將銷售業(yè)務(wù)、研發(fā)業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)等基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)串聯(lián)在一起，并推動信息流和物流在各個環(huán)節(jié)中合理流動，形成“三流合一”的基本業(yè)務(wù)閉環(huán)循環(huán)系統(tǒng)。同時，財務(wù)管理主要通過資金流這個鏈條，將價值鏈分析、全面預(yù)算管理、資金管理、財務(wù)分析、成本控制、財務(wù)預(yù)警、內(nèi)部審計等財務(wù)管理職能融合于這個采購環(huán)節(jié)之中，有效體現(xiàn)了財務(wù)支持領(lǐng)導(dǎo)決策、支持利潤創(chuàng)造和控制風(fēng)險的核心職能。
以提高企業(yè)經(jīng)營效率為目標，一是通過會計記錄與核算、財務(wù)信息披露等基本會計職能，突破財務(wù)系統(tǒng)與非財務(wù)系統(tǒng)的信息屏障，實現(xiàn)信息及時傳遞；二是通過對價值鏈分析、資金分析、成本分析等財務(wù)分析手段，實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營決策的有效支持；三是通過成本控制、稅收籌劃、預(yù)算管理等財務(wù)管理手段，使財務(wù)管理介入業(yè)務(wù)系統(tǒng)過程管理，更好的為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)；四是通過財務(wù)預(yù)警、內(nèi)部控制，內(nèi)部審計等財務(wù)監(jiān)控方式，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確職責劃分，規(guī)范信息傳遞、全面防控業(yè)務(wù)風(fēng)險，使財務(wù)監(jiān)控延伸到業(yè)務(wù)末梢。反之，基本業(yè)務(wù)循環(huán)也會促進企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)不斷更新財務(wù)管理手段，優(yōu)化財務(wù)管理目標和組織定位，提高財務(wù)人員的素質(zhì)，推動企業(yè)財務(wù)管理不斷由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，從而提升財務(wù)管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的地位。從這個意義上講，財務(wù)管理與基本業(yè)務(wù)循環(huán)是相互融合，相互促進的。進行財務(wù)系統(tǒng)與基本業(yè)務(wù)循環(huán)的有效融合，可以大大提升企業(yè)資源的利用效率和生產(chǎn)經(jīng)營效率，從而實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標。

 

　　二、采購活動的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

 

　　采購活動是企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。公司的采購活動課大致分為戰(zhàn)略性采購和操作性采購兩個層次。

 

　　戰(zhàn)略性采購包括：供應(yīng)商管理(包括選擇、評價、談判、數(shù)據(jù)維護、解決沖突、尋找新的供應(yīng)商幾個環(huán)節(jié))；供應(yīng)市場的研究和分析；制定降低成本的計劃和具體實施；改善采購流程的計劃和實施；制定采購戰(zhàn)略和采購策略；對交貨期、成本、供應(yīng)商數(shù)量、付款期等重要指標負責；標準合同的制定；支持新產(chǎn)品開發(fā)等幾個方面的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

 

　　操作性采購包括：需求預(yù)測；制定物料需求計劃；詢價；定價并下訂單，簽定采購合同；庫存管理(指庫存水平)；貨物的接收；貨款支付并催要發(fā)票單據(jù)；與生產(chǎn)部門的協(xié)調(diào)；過程控制等相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

 

　　三、財務(wù)管理參與采購管理

 

　　財務(wù)管理參與采購環(huán)節(jié)管理，應(yīng)從財務(wù)管理的核心職能進行分析，即支持領(lǐng)導(dǎo)決策、支持利潤創(chuàng)造和加強風(fēng)險控制三個方面進行論述。

 

　　（一）財務(wù)管理為采購管理提供價值分析，支持領(lǐng)導(dǎo)決策

 

　　價值分析是企業(yè)現(xiàn)代管理的工具，它站在企業(yè)和行業(yè)角度，分析何處可以增加企業(yè)價值或降低成本，同時更好保持企業(yè)與供應(yīng)商及行業(yè)中其他企業(yè)的關(guān)系。一是財務(wù)管理可以通過收集和分析企業(yè)財務(wù)成本數(shù)據(jù)，將采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)分解為單獨的作業(yè)，然后通過業(yè)務(wù)分析法將各個業(yè)務(wù)區(qū)分增值與非增值作業(yè)，對于非增值的采購業(yè)務(wù)，分析研究是否采取業(yè)務(wù)外包或自行生產(chǎn)方式來降低采購成本，從而進一步優(yōu)化采購流程、確定合理的采購批量和采購方式，提高采購增值作業(yè)的效率，以達到降低成本的目的。二是財務(wù)系統(tǒng)還可從戰(zhàn)略的高度對供應(yīng)市場進行分析，考慮是否可以利用上下游價值鏈進一步降低成本或調(diào)整企業(yè)在行業(yè)價值鏈中的位置及范圍以取得成本優(yōu)勢。比如通過行業(yè)價值鏈分析找出企業(yè)的競爭優(yōu)勢，重新整合內(nèi)部資源，制定新的采購戰(zhàn)略，與關(guān)鍵供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，支持新產(chǎn)品開發(fā)等等。

 

　?。ǘ┴攧?wù)管理支持采購業(yè)務(wù)降低成本、撐開利潤空間

 

　　財務(wù)管理支持財務(wù)業(yè)務(wù)降低成本，主要體現(xiàn)在操作性財務(wù)業(yè)務(wù)層面，可在以下幾個采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行成本控制。

 

　　1、采購計劃編制環(huán)節(jié)。在此環(huán)節(jié)，財務(wù)主要通過預(yù)算管理對財務(wù)計劃進行控制采購成本。主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面采購部門的年度采購計劃是企業(yè)編制年度預(yù)算的重要依據(jù)，企業(yè)的資金預(yù)算、利潤預(yù)算等財務(wù)預(yù)算都需要以采購計劃進行統(tǒng)籌安排，因此，采購計劃編制的準確性是成本控制的起點，財務(wù)部門通過對采購部門計劃編制人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，可以保障采購部門提供準確的采購計劃，財務(wù)人員的審核和把關(guān)，也可以將不合理的采購費用進行剔除，達到既滿足生產(chǎn)所需，又能控制成本的目的。第二方面，在日常管理中，財務(wù)部門可通過預(yù)算執(zhí)行控制采購費用。即采購計劃必須按照月度或季度預(yù)算執(zhí)行，控制在預(yù)算定額內(nèi)，如有超預(yù)算或無預(yù)算的采購支出計劃，則要履行審批手續(xù)，從而有效控制采購支持。

 

　　2、詢價/比價環(huán)節(jié)。采購人員進行詢價時，財務(wù)部門可通過歷史采購價格分析來提供詢價依據(jù)，保障低價采購，同時，有些公司還將采購比價工作放在財務(wù)部門來控制采購價格。

 

　　3、采購合同簽訂環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)財務(wù)主要參與付款比例和付款周期等采購付款條件的確定。采購付款條件決定資金使用和籌集的時問，適當?shù)馁d賬可以節(jié)省資金成本。短期來說可以節(jié)省財務(wù)費用，增加企業(yè)的價值。財務(wù)部門應(yīng)積極與采購部溝通協(xié)調(diào)，參與采購合同簽訂前的審核工作。主要通過營運資金的分析，統(tǒng)籌考慮公司當前的資金狀況，向供貨商爭取最優(yōu)的貨款支付方式，在確保不影響公司信用和進貨周期的前提下盡可能的延長付款周期和減少預(yù)付款的比例等等，即盡可能的利用合同付款條款減少公司的資金成本。此外，對于國外采購的項目，財務(wù)還可以參與選擇對本公司有利的結(jié)算貨幣、遠期套匯保值、信用證結(jié)算等，降低資金成本，減少資金占用。

 

　　4、貨款支付環(huán)節(jié)。在這個環(huán)節(jié)，財務(wù)主要可運用資金的統(tǒng)籌管理，考慮最優(yōu)的資金結(jié)算方式，比如用遠期承兌匯票結(jié)算比現(xiàn)金結(jié)算可以減少資金占用，并利用暫時閑置資金發(fā)揮更大的資金效益；另外，財務(wù)還可以通過在增值稅進項稅環(huán)節(jié)進行稅收籌劃，主要是在采購時對進項稅發(fā)票進行確認，從進項稅能否抵扣、價格、質(zhì)量、何時何種方式付款（考慮資金時間價值）等多方面綜合考慮，達到合理避稅的目的。

 

　　5、庫存管理環(huán)節(jié)。較高的庫存量不僅占用較大的資金，影響資金流動和使用效率，而且長期壓庫容易造成材料損失，不利于企業(yè)價值增值。財務(wù)可以通過對庫存水平和結(jié)構(gòu)分析，并且車間成本核算人員可與倉庫管理人員聯(lián)合提出合理庫存的水平，有效降低庫存占用，減少呆滯庫存；另外，隨著全面預(yù)算管理體系在企業(yè)中的逐步推廣，財務(wù)可以通過采購預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析來有效控制材料庫存量和采購價格．同時利用儲備資金周轉(zhuǎn)次數(shù)、儲備資金平均占用等財務(wù)指標的考核來對采購部門進行約束、激勵。通過上述手段達到控制庫存、降低成本的目的。

 

 

　　可以說，財務(wù)通過財務(wù)信用調(diào)查、內(nèi)部審計、財務(wù)預(yù)警、內(nèi)部控制、全面預(yù)算管理等財務(wù)控制手段參與采購風(fēng)險控制，體現(xiàn)在采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的方方面面，是全面的風(fēng)險管理。因此，該部分內(nèi)容將以財務(wù)管理職能的方式展示財務(wù)參與采購監(jiān)督的過程。

 

　　1、財務(wù)信用調(diào)查。在采購前期，財務(wù)可以參與對關(guān)鍵供應(yīng)商的信用調(diào)查，主要運用一些財務(wù)調(diào)查和財務(wù)分析手段，了解供應(yīng)商的財務(wù)狀況、資金狀況、銀行信譽狀況等，避免因供貨商因供貨不及時、產(chǎn)品質(zhì)量不達標甚至不能供貨等原因造成經(jīng)濟損失。

 

　　2、內(nèi)部審計。財務(wù)可以運用管理審計、采購專項審計、采購績效審計等一些經(jīng)濟審計手段對采購效率、采購流程以及采購風(fēng)險等方面進行系統(tǒng)的評估分析，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題提出管理建議，并督促采購部門進行整改落實，達到控制采購風(fēng)險的目的。

 

　　3、內(nèi)部控制。內(nèi)部控制體現(xiàn)在采購管理的各個環(huán)節(jié)，并延伸到采購業(yè)務(wù)的末端。其主要是通過對采購權(quán)限的劃分和付款業(yè)務(wù)的授權(quán)審批進行風(fēng)險控制，避免因采購人員的道德風(fēng)險給公司造成采購損失。財務(wù)管理應(yīng)當對采購與付款業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)建立嚴格的授權(quán)批準制度。明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責范圍和操作要求。此外，隨著以財務(wù)為主導(dǎo)的ERP等企業(yè)管理軟件的推廣，財務(wù)對采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理的能力得到有效提升。財務(wù)可以通過相關(guān)軟件對采購進行流程管理，沒有批準的申購單的采購一律不予入庫、報賬、付款，這能在一定程度上合理控制采購數(shù)量和時間。

 

　　4、財務(wù)預(yù)警。采購供應(yīng)活動的財務(wù)信息及時反饋是實施動態(tài)采購風(fēng)險控制的有效方式。財務(wù)通過系統(tǒng)分析公司內(nèi)部核心采購環(huán)節(jié)，建立系統(tǒng)的財務(wù)預(yù)警指標體系，并構(gòu)建有效的預(yù)警通道和預(yù)警處理機制，實現(xiàn)采購環(huán)節(jié)財務(wù)預(yù)警的實時反映和處理，從而達到控制采購風(fēng)險的目的。采購環(huán)節(jié)的主要預(yù)警指標包括但不限于：采購計劃偏差率、采購價格差異率、存貨與流動資產(chǎn)比例、應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率、主要原材料庫存量、盤點差異率、付款逾期率等。

 

　　5、全面預(yù)算管理。隨著全面預(yù)算管理體系在大多數(shù)企業(yè)中的逐步推廣，財務(wù)可以通過采購預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析來有效控制采購風(fēng)險，杜絕超預(yù)算、無預(yù)算采購項目的資金支付，從而有效減少采購風(fēng)險，同時，財務(wù)還可利用儲備資金周轉(zhuǎn)次數(shù)、儲備資金平均占用等財務(wù)指標的考核來對采購部門進行約束、激勵。