采購從業(yè)者與需求部門的那些事兒...

 

　　我最近做保險理賠的時候遇到了一件事兒，以前只需要把發(fā)票拍照上傳即可，但這次需要我提供發(fā)票原件。我發(fā)票原件還有其他用途沒法提供，所以就打電話給客服，客服跟我說了一大堆他們的規(guī)定，且跟我說這是他們的規(guī)定，要求我必須照辦。但就我所處的場景來看，他們的那些規(guī)定是不符合實際需求的，且之前沒有跟我說過他們這些規(guī)定。我非常的生氣且反感，所以向負(fù)責(zé)這項業(yè)務(wù)的采購人員反饋了我遇到的情況，建議明年再次采購的時候進(jìn)行詳細(xì)的溝通。

 

　　這個場景在公司中其實很常見，就是需求部門提了需求，采購部門說根據(jù)XX法律或公司的XX規(guī)定，需求部門需要補(bǔ)充XX或提出其他要求，需求部門最后雖然照辦了，但肯定心里記恨著，會找機(jī)會向老板抱怨。

 

　　那么遇到這種事兒，怎么處理比較好呢？我再舉個例子來說明：

 

　　大家應(yīng)該都遇到過上了飛機(jī)卻因各種因素導(dǎo)致不能起飛，只能坐在飛機(jī)里面等的情況。一個大媽遇到了這種情況，非常生氣，對話內(nèi)容大概如下：

 

　　大媽：到底什么時候能夠起飛??？

 

　　空姐：您好，預(yù)計很快就能起飛了，請您耐心等待。

 

　　大媽：一個小時之前你們就說預(yù)計很快就能起飛了，到現(xiàn)在還這么說！要是不能起飛，你就別讓我們上飛機(jī)啊，讓我們在下面等著也舒服點??！

 

　　空姐：實在抱歉，這個是航空公司的規(guī)定，我們也沒辦法，請您耐心等待。

 

　　于是大媽就更生氣了，語言激烈的程度已經(jīng)到了如果我寫出來，有可能被封號的程度了。

 

　　這時乘務(wù)長過來了，很客氣地對大媽說：您好，對給您帶來的麻煩我們深表歉意，讓大家在飛機(jī)上等是因為只有大家都上了飛機(jī)且關(guān)閉了艙門，我們才能進(jìn)入控制臺的排隊起飛名單，如果不讓大家上飛機(jī)，我們也不知道會在排隊，如果我現(xiàn)在請大家下飛機(jī)等待，那么我們就會從控制臺的排隊名單上面消失，會讓大家等待更長的時間。我們目前采取的措施，是讓大家最快起飛的一種做法，請您諒解。

 

　　大媽聽了乘務(wù)長的解釋之后，雖然還很氣憤，但至少不再爆粗口，能夠坐下來等待起飛了。

 

　　因為采購工作是廉潔風(fēng)險高發(fā)的區(qū)域，與采購工作相關(guān)的任何人員都是高危崗位，也因為采購工作必須公平公正，若有失偏頗會帶來一系列的不良影響，所以不管是國家還是公司，在采購工作中都有著非常嚴(yán)格的內(nèi)控和要求。這就導(dǎo)致了采購工作有很多方面看上去不符合實際需求，不近人情，甚至被認(rèn)為是阻礙公司發(fā)展的瓶頸。

 

　　采購人員遇到此種情況，不要抱怨，換位思考一下，是完全可以理解的。所以采購員要有心靈解憂姐姐的技能及心態(tài)，遇到問題，不要用規(guī)則來說話，要將法律和規(guī)章還原到它設(shè)定的本來目的，好好進(jìn)行解讀和溝通。

 

　　根據(jù)我以前的經(jīng)驗，如果遇事就講法律和規(guī)章的話，遇到的最好情況是口服心不服，更多的是口也不服，心也不服。如果進(jìn)行耐心的講解和溝通，一般都會理解我的做法和苦衷，并且對我深表同情，認(rèn)為大家是同一個戰(zhàn)壕的。

 

　　將法律和規(guī)章還原到他設(shè)定的本來目的并不是一件容易的事兒，需要采購人員完全的融會貫通，需要采購人員有豐富的實踐經(jīng)驗。我大學(xué)專業(yè)是采購，畢業(yè)之后從事采購工作十余年，但現(xiàn)在我都覺得沒有對采購行業(yè)最基本的《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》融會貫通，每次聽老師講都會有新的感悟。采購人員一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)，并且理論聯(lián)系實際，徹底明白法律的意義和內(nèi)涵。

 

　　2、需求部門有意向供應(yīng)商并不是壞事兒

 

　　很多采購人員對需求部門有意向供應(yīng)商非常反感，但我認(rèn)為只要不發(fā)生利益問題，這是件好事兒，對采購工作的順利開展有著非常大的幫助。采購人員千萬不要帶著“肯定有利益問題”的思路去開展工作，那樣容易做出偏激的決定。

 

　　首先，需求部門有意向供應(yīng)商意味著什么？意味著他對潛在的供應(yīng)市場有著比較充分的了解，甚至做了比較充分的市場調(diào)研，意味著他知道自己到底想要什么，意味著他知道什么樣的東西能夠滿足他的需求，也就意味著這次采購活動能夠比較容易地達(dá)到本來的目的，意味著這次采購活動已經(jīng)成功了一半。

 

　　不要認(rèn)為所有需求部門在立項的時候就已經(jīng)想清楚自己到底想要什么了，實際工作中沒有幾個需求部門能夠說清楚。遇到說不清楚的，不要著急，因為這是一種普遍現(xiàn)象。

 

　　其次，需求部門有意向供應(yīng)商就一定會有利益問題嗎？首先肯定會有這種情況，但這種情況并不是大多數(shù)。

 

　　舉個例子：去超市買方便面，會不會有意向去找一些品牌呢？肯定會有，因為你對方便面的供應(yīng)商市場有著非常充分的了解，你之前就吃過，你就覺得這家的味道好質(zhì)量棒，所以你有很強(qiáng)的傾向性，這難道不對嗎？需求部門有意向供應(yīng)商同樣如此，有些即使之前自己沒用過，但在同行業(yè)里面的名氣和信用已經(jīng)很牛了，難道需求部門想要優(yōu)秀的供應(yīng)商不對嗎？

 

　　再舉個例子：人生第一次去買車，先在網(wǎng)上進(jìn)行了詳細(xì)的對比，然后去4S店進(jìn)行現(xiàn)場考察，最后在心里形成了一個大致的排序，這應(yīng)該是比較正常的思維。公司采購?fù)瑯尤绱?，需求部門進(jìn)行了充分的市場調(diào)研，然后看重了其中的一兩家，同樣也是比較正常的思維。

 

　　最后，只要不涉及利益關(guān)系，需求部門有意向供應(yīng)商不是壞事，但如果在操作過程中，采購人員發(fā)現(xiàn)了一些端倪，一定要把握原則，堅決制止。

 

 

　　沒有人喜歡被改變和拒絕，包括需求部門。需求部門認(rèn)認(rèn)真真寫出來的技術(shù)規(guī)范書有問題，怎么辦？打回重寫這是必須的。但如何做是關(guān)鍵。

 

　　首先，多講講小龍女和小籠包的事兒。心目中的小龍女是什么樣子的，一定要把每個細(xì)節(jié)描述清楚，有沒有酒窩，大酒窩還是小酒窩，甚至酒窩的位置都很影響小龍女的美貌，如果沒有把心目中的小龍女描述清楚，最終真的會變成小籠包。因為小龍女很少見，小籠包滿大街都是，供應(yīng)商肯定會提供最好找，最便宜的。

 

　　其次，幫助需求部門對小龍女進(jìn)行畫像。需求部門買東西的次數(shù)肯定沒有采購員做采購活動的次數(shù)多。需求部門不知道如何描述才精準(zhǔn)無歧義，不知道什么樣的腿才是美腿，不知道既要要求美腿的長度，還要要求美腿和身體的比例。采購人員要利用自己的經(jīng)驗和專業(yè)技能幫助需求部門去撰寫技術(shù)規(guī)范書。

 

　　最后，開個模，方便以后用。每次都很細(xì)致的去幫助那是不可能的，大家都沒這么多的時間和耐心，跟需求部門一定制定出美女的各項主要比例和要求，以后再要各種小龍女的時候，按照這個要求進(jìn)行搭建和調(diào)整，事半功倍。

 

　　不要直接拒絕，仔細(xì)傾聽需求部門的訴求，提供滿足訴求的可行的解決方案和改進(jìn)建議，幫助他一起改正，共同成長，讓需求部門意識到你所做的一切都是為他著想的。

 

 

　　每個有報酬的勞動，都是有付出作為支持的，在服務(wù)行業(yè)有句話“我們的收入至少有30%是我們受到屈辱換來的”，雖然有些夸張，但道理確實如此。所以，大家都很難，采購部門很難，需求部門同樣也不容易，大家各有各的難處。

 

　　技術(shù)規(guī)范書寫不清楚，是因為他的客戶都不知道自己要什么；逼著采購部門加班加點，是因為客戶說如果不能按時交付，合同就不簽了；標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的有傾向性是因為客戶讓的，但還不給任何書面說明；采購需求改來改去，是因為……。這里面的“客戶”只是個代名詞，其實可能是任何人，作為采購人員應(yīng)該能理解我這句話的意思。

 

　　5、多了解需求部門的業(yè)務(wù)，不要被認(rèn)為“因為你不懂，所以你才拒絕我的需求”

 

　　采購人員不需要精通需求部門的業(yè)務(wù)，但至少需要達(dá)到“我懂你”的程度。與需求部門交流的時候，明白他們說的是什么，不要讓人家有種對牛彈琴的感覺；看到需求部門的簡要技術(shù)需求介紹，能夠基本判斷出他們想要的到底是什么東西；看到需求部門設(shè)定的有傾向性的指標(biāo)，知道是需求部門的根本訴求是什么，想出合法合理的方式幫助需求部門達(dá)到合理目的。培養(yǎng)需求部門一旦遇到問題，就請你幫忙出對策想辦法的習(xí)慣。你越懂他，他就越依賴你。

 

　　6、要意識到規(guī)章制度是用來處理原則與例外之間的

 

　　學(xué)問，讓制度服務(wù)企業(yè)發(fā)展

 

　　法律的本質(zhì)是什么？最近參加培訓(xùn)，聽到了一種說法“法律是處理原則與例外之間的學(xué)問”，仔細(xì)想想說的太有道理了。對于公司制度同樣可以參考這個思路。在規(guī)定什么事兒能做，什么事兒不能做的同時，充分考慮企業(yè)發(fā)展和運營過程中可能出現(xiàn)的各種例外情況，對例外情況予以重新評定，對于符合公司發(fā)展需要的違反原則的例外情況進(jìn)行特殊的規(guī)定。

 

　　舉個例子來說明：法律規(guī)定不允許闖紅燈，但是也有規(guī)定110、119和120車輛在執(zhí)行任務(wù)的時候可以闖紅燈；法律規(guī)定依法必招的范圍是100、200和400，但也規(guī)定了什么情況下即使達(dá)到了這些金額仍舊可以不用招標(biāo)。

 

　　不允許闖紅燈以及依法必須招標(biāo)的限額設(shè)定好，但例外情形就需要結(jié)合實際的情況進(jìn)行設(shè)定了。如果現(xiàn)在除了110、119和120之外，國家又增加了一個同類用途的搶險救災(zāi)車輛，那么這類車輛是否可以闖紅燈？答案肯定是可以的。

 

　　所有的法律和制度都是根據(jù)相應(yīng)單元短期內(nèi)的情況制定的，并會根據(jù)其發(fā)展而不斷的進(jìn)行更新迭代的，采購人員在制定規(guī)章制度時需要結(jié)合實際情況加以思考和辨別。

 

　　上面說了這么多，我擔(dān)心會被誤解，還是要澄清一下：采購人員所有的考慮應(yīng)是在不違法、不違規(guī)的情況下，應(yīng)是為了公司發(fā)展的大局考慮，任何涉及利益問題的事宜都要堅決制止。采購人員要嚴(yán)格遵守職業(yè)操守，采購人員心里要謹(jǐn)記你不僅是領(lǐng)導(dǎo)的下屬，還是公司的員工，一切都要為公司考慮；你不僅是公司的員工，還是一名采購職業(yè)的從業(yè)職者，一切都不能失了采購從業(yè)者的尊嚴(yán)和骨氣。

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