ERP系統(tǒng)：讓編務(wù)工作更高質(zhì)高效

  ERP系統(tǒng)對編務(wù)工作的重要意義

  首先，ERP系統(tǒng)的實(shí)施有助于將圖書數(shù)據(jù)串聯(lián)在一起，減少數(shù)據(jù)孤島，避免了各個(gè)部門信息不對稱。對于編務(wù)工作而言，從選題開始，經(jīng)過三審三校、ISBN（國際標(biāo)準(zhǔn)書號(hào)）申領(lǐng)、CIP（圖書在版編目）申領(lǐng)，每個(gè)流程都相對獨(dú)立，而通過ERP系統(tǒng)，可使原本各自獨(dú)立的編務(wù)流程的所有數(shù)據(jù)聯(lián)系在一起，甚至直到編務(wù)下游的印制、發(fā)行、財(cái)務(wù)工作等環(huán)節(jié)。

  其次，使用ERP系統(tǒng)能提高編務(wù)與行政主管部門之間的互動(dòng)質(zhì)量。在編務(wù)環(huán)節(jié)，與行政主管部門的日常互動(dòng)主要包括選題申報(bào)、書號(hào)及CIP申領(lǐng)。針對這三個(gè)環(huán)節(jié)，主管部門分別開發(fā)了相應(yīng)的填報(bào)軟件，同時(shí)開放了相應(yīng)的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入接口，出版單位可通過ERP系統(tǒng)與相關(guān)軟件對接，提高工作效率，也減少了人工操作所帶來的差錯(cuò)。

  再次，使用ERP系統(tǒng)還能提高市場的反饋速度，保證服務(wù)質(zhì)量。具體在編務(wù)工作中，通過使用ERP系統(tǒng)能及時(shí)將市場、讀者反饋的信息反映給編輯和作者，這些信息使出版單位更好地面向市場、服務(wù)讀者。

  ERP系統(tǒng)在編務(wù)工作中的實(shí)施策略

  編務(wù)管理包括五大部分：選題管理、合同管理、編審管理、ISBN及CIP申領(lǐng)、費(fèi)用核算。

  選題是編務(wù)的基礎(chǔ)工作，在ERP系統(tǒng)，通過設(shè)定選題流程的狀態(tài)，規(guī)范選題的審批流程，還能將行政主管部門對選題的審批意見反饋到系統(tǒng)中去，做到對選題的審核過程有據(jù)可查。選題流程還應(yīng)考慮到與國家新聞出版廣電總局相關(guān)系統(tǒng)的對接，不僅要將選題申報(bào)系統(tǒng)中的必填字段納入選題上報(bào)的表單中，還應(yīng)考慮將ISBN及CIP系統(tǒng)的部分必填字段也納入進(jìn)來，盡可能地減少編輯在下游編務(wù)環(huán)節(jié)的重復(fù)操作，提高工作效率。不僅如此，在完善ERP系統(tǒng)中圖書印刷工價(jià)信息的前提下，申報(bào)選題時(shí)可附帶加入成本預(yù)算表，再結(jié)合預(yù)估的定價(jià)，可計(jì)算出大致的保本印數(shù)，用數(shù)據(jù)決策，而不是依據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷，達(dá)到對選題的選擇做出科學(xué)判斷的目的。

  選題列選后，出版社應(yīng)與作者簽訂出版合同，合同也是ERP系統(tǒng)中十分重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是編輯、印制及稿酬流程申請和審核的依據(jù)。在合同填報(bào)時(shí)，可以把出版社的格式化合同作為模板，并且對部分固定格式進(jìn)行校驗(yàn)（數(shù)字、日期、金額等），以此保證數(shù)據(jù)的正確性。在合同執(zhí)行的過程中，可提取合同中的部分?jǐn)?shù)據(jù)作校驗(yàn)，如填寫印制單時(shí)紙張規(guī)格須與合同一致，亦可提取合同中的時(shí)間數(shù)據(jù)作相關(guān)事務(wù)提醒，如在合同所約定支付作者稿酬時(shí)間的前三天提醒相關(guān)人員申報(bào)稿酬單。由此可見，合同與下游流程的關(guān)聯(lián)，將在很大程度上減少因違反合同而產(chǎn)生的差錯(cuò)，也降低了出版單位的法律風(fēng)險(xiǎn)。

  編審流程的三審是編務(wù)工作中最關(guān)鍵的部分，其關(guān)系到出版物的內(nèi)容質(zhì)量是否能達(dá)到出版要求。責(zé)任編輯收到稿件，可通過ERP系統(tǒng)登記稿件信息，作為檔案保留，之后則可進(jìn)入三審流程。ERP系統(tǒng)可以查找相關(guān)部門及角色，準(zhǔn)確地定位出相關(guān)選題的復(fù)審及終審人員。在三審流程中，責(zé)編、復(fù)審及終審需將自己的審稿意見填入系統(tǒng)，最終由總編輯審核是否允許發(fā)稿，再由系統(tǒng)打印出固定格式的三審意見表作為圖書檔案保存。通過ERP系統(tǒng)記錄三審流程，整個(gè)過程不用手寫材料，快捷便利，且信息資料保存完整，這使得三審的效率有了很大提升。當(dāng)然，三審流程并不是越快越好，ERP系統(tǒng)可對三個(gè)審次的時(shí)間做出指導(dǎo)性的提醒控制，杜絕出現(xiàn)“三審一日游”的情況。

  稿件在三審?fù)瓿汕铱偩庉嫲l(fā)稿后，ERP系統(tǒng)可自動(dòng)生成ISBN申請單，并通過任務(wù)列表，提醒編務(wù)人員導(dǎo)出ERP系統(tǒng)的Excel文件，再將Excel文件導(dǎo)入行政主管部門的ISBN系統(tǒng)中，開始申領(lǐng)ISBN。在取得ISBN后，ERP系統(tǒng)還可保存ISBN系統(tǒng)的條碼信息，以便印制部門使用。CIP的申請流程與ISBN申領(lǐng)相似，將ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出的XML文件導(dǎo)入CIP申報(bào)系統(tǒng)。在CIP申領(lǐng)完成后，ERP系統(tǒng)將會(huì)保存CIP核準(zhǔn)信息文件，不僅如此，還可自動(dòng)獲取核準(zhǔn)信息中的核準(zhǔn)號(hào)及分類號(hào)。由于在選題申報(bào)過程中，責(zé)任編輯已經(jīng)將有關(guān)信息填入系統(tǒng)中，因此，在申請ISBN及CIP時(shí)，整個(gè)操作可直接由編務(wù)人員完成，減輕了責(zé)編和編務(wù)的負(fù)擔(dān)，使編輯能更專注于選題策劃及書稿編輯加工，減少人工差錯(cuò)，同時(shí)縮短出版周期，提高編輯和編務(wù)的協(xié)作程度及整體的工作效率。

  費(fèi)用申請包括作者稿酬及編輯過程中所產(chǎn)生的各種勞務(wù)費(fèi)用的發(fā)放申請，這也是編務(wù)工作之一。對于作者稿酬，ERP系統(tǒng)可從合同信息中提取稿酬發(fā)放的時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)等來提醒責(zé)任編輯開具稿酬單。對于其他各種勞務(wù)費(fèi)用，如編審費(fèi)、校對費(fèi)、裝幀設(shè)計(jì)費(fèi)等，則可在ERP系統(tǒng)中設(shè)定相應(yīng)發(fā)放規(guī)則，如按千字、按圖幅數(shù)、按碼數(shù)計(jì)費(fèi)，由填報(bào)人員申請。通過ERP系統(tǒng)，可不打印費(fèi)用領(lǐng)取單之外（財(cái)務(wù)在費(fèi)用領(lǐng)取后需要使用該單據(jù)作為憑證附件）的其他紙質(zhì)材料，同時(shí)費(fèi)用審核過程中的選題信息、合同信息、作者信息等均可在ERP系統(tǒng)中查詢到。

  信息技術(shù)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境都使出版單位面臨著越來越大的機(jī)會(huì)和競爭，提升質(zhì)量、提高效益，是出版社在新形勢下的必然選擇，實(shí)施ERP系統(tǒng)是該選擇的必然結(jié)果。出版單位必須認(rèn)清新形勢，轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，借助科技發(fā)展的力量，做好出版事業(yè)，迎接新挑戰(zhàn)。

  （作者單位：廈門大學(xué)出版社施建嵐）