信息化管理助力印刷企業(yè)管理升級

當(dāng)下，很多印刷企業(yè)選擇通過信息化手段(如ERP、MIS等)改造傳統(tǒng)的粗放式管理模式，向數(shù)字化和信息化管理模式邁進(jìn)。筆者在報紙印刷企業(yè)從事信息化管理工作多年，深感信息化管理對報紙印刷企業(yè)的重要意義，在此與廣大讀者分享幾點心得體會。

科學(xué)安排生產(chǎn)

當(dāng)下，很多報紙印刷企業(yè)依然存在“口頭指揮”“無單生產(chǎn)”的情況。這種粗放式管理模式非常不規(guī)范，極易出現(xiàn)溝通錯誤。且當(dāng)生產(chǎn)調(diào)度人員想要了解實時生產(chǎn)進(jìn)度或者需要下達(dá)生產(chǎn)指令時，必須通過電話溝通或親自到現(xiàn)場查看才行，管理效率低下。另外，采用粗放式管理模式，企業(yè)管理人員無法及時獲得準(zhǔn)確的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，不利于企業(yè)的經(jīng)營決策。

而采用信息化管理模式，可以將數(shù)字化控制延伸到各機(jī)臺以及各生產(chǎn)環(huán)節(jié)，做到科學(xué)安排生產(chǎn)。如此，生產(chǎn)管理人員可以實時了解生產(chǎn)進(jìn)度，并根據(jù)實際情況科學(xué)安排生產(chǎn)。做到科學(xué)安排生產(chǎn)，主要應(yīng)做好以下3個方面的工作。

1.生產(chǎn)計劃

報紙印刷企業(yè)的生產(chǎn)計劃一般包括周計劃、臨時訂單和日計劃三部分。由于大多數(shù)定期出版的報紙都以周為周期，因此報紙印刷企業(yè)的機(jī)臺生產(chǎn)計劃也通常以周為周期。采用信息化管理系統(tǒng)，可以先建立一個周計劃，每天根據(jù)周計劃在信息化管理系統(tǒng)中自動檢索當(dāng)天要印刷的報紙訂單，再加上當(dāng)天的臨時訂單，就生成了當(dāng)天的日計劃。當(dāng)日計劃下達(dá)到各個印刷機(jī)臺和各個生產(chǎn)工序時，就進(jìn)入到了生產(chǎn)過程管理階段。這時，若要安排機(jī)臺任務(wù)，信息化管理系統(tǒng)就會根據(jù)每個機(jī)臺的產(chǎn)能情況，合理安排最優(yōu)的任務(wù)組合。假設(shè)一家印刷企業(yè)有5臺產(chǎn)能不同的輪轉(zhuǎn)印刷機(jī)，系統(tǒng)會根據(jù)活件情況，合理安排每臺輪轉(zhuǎn)印刷機(jī)的工作量。

2.過程管理

過程管理包括版面接收管理、CTP輸出管理、印刷機(jī)臺管理、印后管理和生產(chǎn)調(diào)度管理等環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在，很多印刷企業(yè)都在嘗試運用實時反饋的方法進(jìn)行過程管理。在生產(chǎn)過程中，各工序、各機(jī)臺可通過網(wǎng)絡(luò)實時接收指令，并實時反饋進(jìn)度和工作記錄。例如，每個機(jī)臺每開始生產(chǎn)一個活件或者結(jié)束一個活件，都可以實時反饋到管理部門;生產(chǎn)管理人員根據(jù)事前制訂的生產(chǎn)計劃，結(jié)合各機(jī)臺、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的實時反饋信息，靈活做出調(diào)度決策，并實時下達(dá)到各機(jī)臺和各生產(chǎn)環(huán)節(jié);如果遇到提前完成或者延緩?fù)瓿扇蝿?wù)的情況，生產(chǎn)管理人員還可以在第一時間獲得信息并重新安排生產(chǎn)。

值得一提的是，以前如果要進(jìn)行生產(chǎn)信息的實時反饋，需要在機(jī)臺安裝電腦并連接網(wǎng)線。而現(xiàn)在只需一個平板電腦，再加上車間的無線網(wǎng)絡(luò)即可，非常便捷。

3.統(tǒng)計報表及數(shù)據(jù)分析

在采用粗放式管理模式的報紙印刷企業(yè)中，企業(yè)管理者大多到月底和年底才能看到統(tǒng)計報表。因為通常情況下，印刷企業(yè)都是在月底或年底才會統(tǒng)計報表并進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，很多報紙印刷企業(yè)會專門配備人員進(jìn)行此項工作，不僅工作量大，還容易出錯。而通過信息化手段進(jìn)行管理，可以詳細(xì)記錄生產(chǎn)過程中的各種信息，每天完成生產(chǎn)后，就可以通過系統(tǒng)直接生成各車間的日報表，如報紙生產(chǎn)時效分析日報表、印刷機(jī)臺產(chǎn)量日報表、照排機(jī)產(chǎn)量日報表、拼曬版產(chǎn)量日報表、CTP產(chǎn)量日報表等。有了準(zhǔn)確的日報表，月底就可以直接生成相應(yīng)的月報表。這樣，印刷企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況就一目了然了。

實現(xiàn)成本控制

通過信息化管理，可使各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)清晰透明，從而極大降低成本控制的操作難度，為印刷企業(yè)解決成本控制這一大難題。

1.采購成本控制

采購成本控制主要是指采購過程中對采購的原材料及其他物品的成本進(jìn)行控制。信息化管理系統(tǒng)可以使整個采購過程信息化、透明化、制度化。采購部門主要利用電子采購平臺實現(xiàn)對供應(yīng)商和采購信息的管理，通過招標(biāo)選定供應(yīng)商并簽訂合同，采購合同中包含的信息便是信息化管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。利用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以實現(xiàn)對供應(yīng)商的信譽(yù)管理、到貨質(zhì)量管理和采購付款管理等功能。

進(jìn)行采購成本控制時，報紙印刷企業(yè)月采購情況表非常重要，其一般包括安全庫存量、月采購計劃和臨時采購計劃，在制作月采購情況表的子表時，就需要考慮諸如現(xiàn)有庫存量是多少、如何計算月度計劃、臨時采購考慮是否完全等瑣碎信息。如果采用粗放式管理模式，要將這些信息全部整理好著實不易。但如果采用信息化管理，這些數(shù)據(jù)就可以通過信息化管理系統(tǒng)記錄或者計算得來，避免出現(xiàn)因采購不足而延誤生產(chǎn)或者因過量采購而占用流動資金的情況。另外，利用月采購情況表，還可以隨時比較不同時間采購?fù)簧唐返膬r格情況，避免了因采購人員發(fā)生變動而造成采購價格波動的情況。不僅如此，清晰合理的采購計劃表還可以減少流動資金的占用。

2.使用成本控制

紙張、CTP版材以及設(shè)備零配件等的成本是報紙印刷企業(yè)控制使用成本的重要方面。通過信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行成本控制主要可以從流程控制和考核控制兩個角度入手。

(1)流程控制

流程控制即通過規(guī)范印刷工藝流程來控制各項材料的使用數(shù)量。以紙張為例，信息化管理系統(tǒng)不僅針對紙張的整個使用周期設(shè)計了合理的紙張需求量計算公式，還對紙張的整個使用流程進(jìn)行了精確監(jiān)控。在紙張出庫之前，信息化管理系統(tǒng)會計算出需要領(lǐng)用的紙張數(shù)量。紙張出庫之后，也會監(jiān)控紙張從車間(存紙)到機(jī)臺(使用紙)，最后到印刷成品或變?yōu)閺U品過程中的使用情況。

(2)考核控制

對印刷材料的精確監(jiān)控可以作為機(jī)臺人員的考核標(biāo)準(zhǔn)之一，從而達(dá)到控制成本的目的。如可以將原材料按照一定原則分解到相關(guān)生產(chǎn)部門(可根據(jù)往年消耗量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)制訂分配比例)，指定對應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)每天的實際生產(chǎn)情況進(jìn)行考核。

控制經(jīng)營風(fēng)險

采用信息化管理系統(tǒng)還能幫助印刷企業(yè)控制經(jīng)營風(fēng)險，有效降低生產(chǎn)經(jīng)營中的不確定性，為企業(yè)的正常運營保駕護(hù)航。

1.保證生產(chǎn)高效、準(zhǔn)確

對于報紙印刷來說，時效性最重要，報紙印刷企業(yè)的第一要務(wù)是及時保質(zhì)保量地印刷出報紙。但在保證生產(chǎn)時效性的同時，一定要防止諸如印錯版(有些印刷廠曾出現(xiàn)誤將前一天的版面當(dāng)成當(dāng)天版面來印的錯誤，造成重大損失)、未注意到報社臨時改版、工藝工序未通知到位等情況的發(fā)生。采取數(shù)字化工作流程，用信息化管理代替粗放式管理，可以規(guī)避這些風(fēng)險，信息化管理系統(tǒng)可自動檢測和更換舊版面，不再需要手工刪除或者替換，從而讓具體的工藝工序直接下單到機(jī)臺，保證了報紙的正常印刷。

2.確保代管紙的安全使用

很多報社都是自己采購紙張，由印刷企業(yè)代管。這無疑給報紙印刷企業(yè)增加了額外的工作，尤其是對于那些承印多種報紙、需要管理多個報社紙張的印刷企業(yè)來說，更是麻煩得多。很多印刷企業(yè)對代管紙的管理都不規(guī)范，紙張混用情況經(jīng)常出現(xiàn)，時間久了就會出現(xiàn)代管紙數(shù)量不清，甚至還可能出現(xiàn)丟紙現(xiàn)象。

通過信息化管理系統(tǒng)可以將紙張進(jìn)行統(tǒng)一管理，理清自有紙和代管紙的賬目，明確自有紙和代管紙之間的借還關(guān)系。

3.規(guī)避丟報風(fēng)險

以前報紙印刷企業(yè)偶有丟報情況發(fā)生，因為沒有監(jiān)控，很難搞清楚事件原委。現(xiàn)在，我們可以通過在出報口及堆積機(jī)上安裝傳感器進(jìn)行計數(shù)，有效掌握實際的交報數(shù)量;在機(jī)臺部分通過生產(chǎn)計數(shù)掌握廢報數(shù)量;再通過對損耗的監(jiān)控，即可掌握報紙生產(chǎn)的情況，有效避免丟報情況。

企業(yè)管理的信息化，是企業(yè)走向“互聯(lián)網(wǎng)+”及“工業(yè)4.0”的第一步，相信隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，印刷行業(yè)的信息化水平也將得到全面提升。